A importância dos Controles internos e contábeis

Posso dizer sem medo de errar que o controle contábil sempre foi uma ferramenta de controle interno nas organizações sem levar em conta nome ou ramo de atividade de cada uma, e um dos principais instrumentos administrativos de controle, identificação e gerenciamento de riscos de perdas é a contabilidade, porém, quando o assunto é por exemplo a utilização de instrumentos derivativos, é necessário que existam outros controles adicionais para o adequado gerenciamento desses instrumentos.

Afinal é parte das operações de grandes organizações a utilização de operações com derivativos, e vale salientar as perdas ocorridas nestes tipos de operações bem significativas em empresas, instituições financeiras e governamentais, devido principalmente ao fato de os gestores atuarem com esses instrumentos sem o devido embasamento teórico e conhecimentos técnicos, além da atuação de forma irresponsável, em alguns casos.

Alguns conceituados administradores até então eram financeiramente bem sucedidos. Ao começar a transacionar com instrumentos derivativos, e passaram a cometer erros primários, os quais geraram perdas de bilhões de reais para as empresas, chegando ao extremo de ocasionar a falência de algumas corporações.

Portanto os controles internos têm como forma melhorar o entendimento e especificar de forma mais objetiva e responsável todas as políticas que podem ser adotadas pelas organizações para proteger o patrimônio da empresa, proporcionar confiabilidade das informações financeiras e contábeis, e quando bem implementada promover a eficiência e a eficácia operacional da organização, e como não podemos deixar de lado, a importância da gestão de compliance para estimular a obediência e o respeito às políticas da administração e à legislação vigente.

Afinal, o controle contábil é quem efetua todos os registros e históricos das transações financeiras realizadas, em algum momento as atividades operacionais exercidas na organização vão se refletir em valor a ser registrado na contabilidade, e o controle interno é que esquematiza e avalia as ferramentas de checagem e processo de monitoramento operacional.

O controle interno tem como objetivo validar e evidenciar que as os processos, as legislações e os regulamentos para cada atividade operacional estejam sendo realizados com a segurança necessária e com os controles em conformidade com as políticas da organização e dos órgãos reguladores, conhecido como evidencia, facilitando que a efetividade do compliance seja reconhecida dentro da organização e fora quando avaliada pelas partes interessadas.

Então, podemos afirmar que um adequado sistema de informações e relatórios gerenciais devem prover à administração informações confiáveis, claras, precisas, objetivas, atualizadas e em prazos adequados, que possibilitem a tomada de decisão e sirvam para as o gerenciamento dos riscos estratégicos e dos riscos operacionais, que ficaram tão evidentes neste momento de pandemia.

Em nosso entendimento quando implementamos um processo de controles internos e contábeis com responsabilidade, em outras palavras, devidamente mapeado, registrado e monitorado, as informações contábeis serão apresentadas “sob medida”, de forma que os usuários possam tomar a decisão correta. Sempre que podemos, orientamos nossos clientes a estabelecer cada estratégia de negócio com base em Manuais Internos de Contabilidade, que em certos casos são elaborados com base nas NBC (Normas Brasileiras de Contabilidade) e no IFRS (Normas Internacionais de Contabilidade) e na legislação tributária.

Segundo uma visão no controle de gestão, os controles internos podem ser demonstrados na organização como sendo as principais ações a serem implementadas, e os controles estratégicos podem ser classificados como procedimentos administrativos, sistema de informações e sistema contábil.

Cada empresa deverá desenvolver seu próprio sistema de controles e, por melhor que seja, nenhum sistema de controles poderá compensar ou neutralizar a incompetência dos executivos da empresa. A complexidade dos sistemas de controles internos e contábeis não representa garantia de eficácia e eficiência.

Sem dúvida, na avaliação dos controles internos é fundamental estar atento aos riscos crédito, mercado e demais riscos, contudo, a gestão desses riscos começa pela gestão dos processos, pessoas, sistemas e fatores externos. Portanto, somente reduzindo esses riscos operacionais é possível reduzir os demais riscos e é nessa premissa que deve ser feita a avaliação dos sistemas de controles internos.

Ao Identificar essas necessidades, partimos para implementar procedimentos que assegurem as várias fases do processo decisório e do fluxo de informações para que se revistam da necessária confiabilidade na prevenção de perdas, na repressão aos crimes de fraude financeira, contábil e de lavagem de dinheiro, assuntos estes, tão evidenciados na   mídia ultimamente. Não podemos ser surpreendidos com alternativas criadas a todo o momento, pois a cada fraude ocorrida, inúmeros serão os riscos envolvidos.

Ainda, sobre o tema de controles, não podemos deixar de evidenciar as fraudes ocorridas nos últimos anos, que demonstram ausência de controle, negligência operacional, ausência de índole e despreparo das auditorias e dos órgãos reguladores.

* Marcos Assi, CCO, CRISC e é professor e consultor da MASSI Consultoria e Treinamento – professor de MBA na FECAP, IBMEC, Centro Paula Souza, UNIMAR, FADISMA, SUSTENTARE, entre outras, autor dos livros “Controles Internos e Cultura Organizacional”, “Gestão de Riscos com Controles Internos”, “Gestão de Compliance e seus desafios” e “Governança, riscos e compliance” pela Saint Paul Editora e “Compliance: Como Implementar” pela Trevisan Editora.