Uso de tecnologia para proteger o ativo financeiro crédito de PIS/COFINS

Por Bruno Schmidt, sócio sênior na ADERA Assessoria Tributária e Consultoria Jurídica

Ganhamos, e agora? O parecer favorável sobre a ação de exclusão do ICMS da base de cálculo do PIS/COFINS cria um ativo financeiro com liquidez futura, conforme o fluxo de pagamento de tributos da empresa, com um prazo de cinco anos para questionamento pela Receita Federal. Dada a relevância que o tema assumiu no cenário jurídico nacional pelo impacto nas contas da Receita, é crucial adotar práticas de alta confiabilidade para proteger o ativo financeiro em questão, reduzindo riscos de questionamentos sobre a assertividade dos valores.

Neste sentido, obter uma decisão favorável na ação de exclusão do ICMS na base de cálculo do PIS/COFINS é um primeiro passo. As empresas têm um desafio relevante em mãos para calcular os efeitos financeiros da causa, de forma consistente, assertiva e fundamentada. São necessários dados em exaustão para compor cenários distintos entre as diversas opções de modelos de cálculo, além de capacidade de processamento e visão flexível de resultados.

Uma opção frequente adotada pelas empresas é realizar os cálculos internamente, dedicando pessoal próprio para construir planilhas para a tarefa de chegar a um valor total. A Seção 404 da Lei SOX estipula que as empresas públicas devem assumir a responsabilidade de manter um sistema eficaz de controle interno, além de relatar a eficácia do sistema no que tange ao uso de planilhas, que são instrumentos poderosos de gestão, simulação, análise, suporte a decisão, mas falhos na tarefa de documentação, estruturação e rastreabilidade de informações. As pessoas que criaram uma planilha deixam a organização pelo próprio turnover, não há uma documentação de como a planilha foi concebida e como funciona, e ela é sujeita a alterações ao longo do tempo, erros humanos e dificuldade em rastrear fontes de informação utilizadas quando da sua criação.

Nesse contexto, o uso de uma plataforma de tecnologia parametrizada para a matéria de cálculo de exclusão é preferível ao uso interno de planilhas. O assunto é sensível, os valores expressivos, com a necessidade de transparência de cálculos, premissas e rastreabilidade. Há aspectos, então, críticos para um executivo considerar quando decidir sobre como prosseguir e o que uma plataforma deve conter.

Uma plataforma de tecnologia deve ser parametrizada para consumir dados contidos nos SPEDs e nas NF-e (XML), propiciando uma visão clara e precisa dos cálculos que compõe o crédito de PIS e COFINS originados com a exclusão do ICMS de suas bases. Há processos que voltam no tempo, consumindo dados de Sintegra, DACON, GIA, DCTF. Todas as fontes de dados devem ser rastreáveis em uma plataforma para referência futura. Preferencialmente a plataforma tem a vantagem sobre planilhas com uma funcionalidade de ETL (extract, transform, load) que é utilizado na coleta de informações, evitando o manuseio das bases de dados e erros de conversão de formatos (txt, pdf para Excel).

Uma das boas práticas para execução do cálculo é haver inicialmente uma etapa de triagem e validação de consistência entre fontes de dados. A triagem serve principalmente para identificar aspectos básicos como períodos de tempo faltantes ou SPEDs em branco por exemplo. Um desafio usual é validar que as fontes de dados sejam consistentes entre elas, apresentando uma massa de cálculo uniforme. Um exemplo comum que uma plataforma de tecnologia aponta como inconsistência é a existência de itens de um NF (XML) não escriturados devidamente nos SPEDs com a mesma granularidade.

Uma etapa fundamental na parametrização de uma plataforma é alimentar na base de processamento as informações com as especificidades de tributação por item de NF-e, como alíquota zero, monofásico, não tributado, isenção, incentivos, entre outras. A plataforma deve ser capaz de automaticamente reconhecer todas as diferentes tributações sob o risco de produzir resultados em não conformidade e expor a empresa a riscos de questionamento.

Uma prática comum em empresas que utilizam planilhas é a realização do cálculo do valor da exclusão com base em amostragens da base de dados. Além de trazer riscos no eventual questionamento futuro pela Receita sobre detalhamento, a metodologia de amostragem não trata em sua extensão as variações de tributações de itens e seus impactos no cálculo.

A etapa de processamento do cálculo deve possibilitar a visualização de resultados em diversos ângulos distintos. Esses ângulos variam conforme o conceito, como ICMS destacado na saída, ICMS recolhido ao Estado, ou ainda, levando em conta a exclusão dos débitos e dos créditos.

O cálculo via exclusão de débitos e créditos deve levar em consideração se o elo anterior da cadeia logística realizou a exclusão já em sua NF. Essa verificação demanda a leitura dos arquivos XML vindos de fornecedores e a realização de tratamento e cálculos específicos. A multiplicidade de fornecedores e volumes elevados traz desafios que uma plataforma dedicada de tecnologia trata em seu escopo e guarda rastreabilidade futura.

A estabilidade da plataforma é também um item relevante para uma análise de caminho a trilhar. Há exemplos no mercado de plataformas testadas com alguns milhares de casos processados com precisão, transparência e agilidade. Uma característica importante é a multiplicidade de visões dos trabalhos, em que há opções com mais de 25 visões distintas, o que pode dar à empresa uma compreensão ampla do tema e seus desdobramentos perante a Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Sobre o tópico de visualizações e flexibilidade da plataforma, é relevante que o resultado final dos cálculos apresente visões sobre os efeitos de variações nas características tributária de itens – por exemplo, o impacto exato no cálculo da aquisição de produtos monofásicos que tiveram impacto do ICMS em sua base.

Em resumo, o CFO tem uma obrigação com a empresa na assertividade do valor do ativo financeiro “crédito” advindo da tese de exclusão e na gestão do risco de questionamento pela Receita quanto ao valor utilizado do ativo pelo prazo prescricional. Nesse sentido, o uso de uma plataforma de tecnologia alavanca a capacidade analítica de gestão de uma massa elevada de dados com granularidade, riqueza e assertividade de cruzamentos, cálculos condicionados a normas de tributação e, principalmente, rastreabilidade de dados.