Aplicando 5S nos escritórios de advocacia

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo, e fazer bem-feito.” (Pitágoras)

Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chamado de “5 S”. Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra S: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke.

Os cinco sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar as interfaces entre os subsistemas produtivo-pessoal-comportamental, constituindo-se na base para uma rotina diária eficiente.

Praticar os 5S significa:

–  Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessárias das desnecessárias;

–  Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado;

–  Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente físico agradável;

–  Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física, mental e emocional de forma preventiva;

–  Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática.

A aplicação dos 5S numa empresa, especialmente do setor industrial, deve ser efetuada com critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia. Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5S em seu ambiente de trabalho.

Aplique Seiri em seu escritório. Nos armários, nas gavetas, na sua mesa de trabalho. Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase “acho que um dia vou precisar disto”, descarte o objeto em questão. Você não o utilizará. Podem ser, por exemplo, livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com os estudos de um jovem universitário. Seja realmente seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você “acha” estar colecionando ou acredita que ainda lerá. Repasse pastas e processos, inclusive aqueles que ficaram jogados no porta-malas do carro e aqueles que pesam em sua pasta executiva convidando a um desvio de coluna.

Na próxima fase, passe ao Seiton. Separe itens por categorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for. Organize seus livros por área (civil, trabalhista, tributário, etc.) e em ordem de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos em pastas suspensas, uma para cada cliente ou assunto. Aprenda a realizar reuniões breves e eficazes, fazendo atas para registro dos assuntos tratados e das providências a serem tomadas. Na mesma toada, crie pastas em seu computador para armazenar as informações. Faça uma revisão de seus cartões de visita, selecionando-os por porte de empresa, ou segmento, ou entre clientes efetivos e potenciais. Você descobrirá contatos não retomados, amigos do passado, clientes que têm sido negligenciados. Todos estes procedimentos lhe revelarão o que você tem e, principalmente, atuarão como “economizadores de tempo” uma vez que sua vida será facilitada quando da busca por um objeto ou informação, auxiliando-o em seu planejamento.

Com o Seisou, você estará promovendo a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momento para efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a posição de alguns móveis, colocar um xaxim na parede, melhorar a iluminação. O bem-estar físico estimula o relacionamento interpessoal saudável.

Agora, basta aplicar os últimos dois sensos já mencionados acima, o Seiketsu,  que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono repousante, alimentação balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke, tão simples quanto fundamental, e que significa controlar e manter as conquistas realizadas.

Faça isso e eu desafio você a encontrar a harmonia e a produtividade em seu ambiente de trabalho!