A gestão de contratos é o processo de gerenciamento que envolve a execução e a análise de contratos, a fim de maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização.
É fato que 80% das transações de uma empresa dependem da boa gestão e administração de contratos. No entanto, na maioria das vezes, o fator crítico de sucesso da boa governança permanece negligenciado.
Uma das principais razões para isso é o tempo e o esforço necessários para criar e revisar esses documentos, bem como a necessidade de rastrear as principais obrigações, datas e diversas observações relevantes para fins de contatos, como renovações e vencimentos.
Seja em uma empresa de call center SP ou em uma empresa de marketing em MG, ou seja, em qualquer lugar do mundo, a boa gestão de contrato é algo indispensável.
Pensando em te ajudar a gerenciar os contratos da sua empresa com maestria, reunimos aqui algumas dicas essenciais que você deve aplicar. Confira!
A gestão de contratos não é apenas uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e funções de compliance, é uma atividade fundamental do departamento jurídico de qualquer tipo de empresa.
Logo, desde o início em que se abre uma empresa, é essencial não somente cuidar da parte financeira através de uma assessoria contábil para abertura de empresa, mas também, definir e projetar a gestão de contratos e documentos.
Além de proporcionar segurança jurídica para ambas as partes, a gestão de contratos é responsável por organizar as relações profissionais de uma empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros.
Uma boa gestão de contratos permite:
Em suma, ter um entendimento completo dos contratos dentro da empresa possibilita que os gestores superem os processos de gestão e obrigações decorrentes do documento.
O primeiro passo para evitar problemas contratuais é garantir que o contrato seja escrito da forma mais clara e assertiva possível.
Engana-se quem pensa que um bom contrato é apenas aquele que é bom para o seu negócio. Ou seja, é importante que o contrato, mesmo tratando-se de processos futuros, esteja alinhado com as capacidades financeiras e técnicas da sua empresa.
Em outras palavras, não faça negócios que sua empresa não pode entregar. Isso porque, no caso de uma empresa despachante, caso não haja clareza no contrato, pode causar desembaraço aduaneiro bagagem desacompanhada, por exemplo.
Além disso, distingua claramente entre multas e penalidades por quebra de termos contratuais por ambas as partes, tornando o contrato uma proteção também para o seu negócio.
Vale sempre lembrar que é nesse momento que a assistência jurídica pode entrar em cena, auxiliando no que for necessário.
Sabemos que o objetivo de qualquer contrato é chegar a um entendimento claro entre as partes envolvidas, principalmente sobre as obrigações de cada uma. Da mesma forma, o objetivo da gestão de contratos deve ser igualmente simples.
Em outras palavras, seu principal objetivo é garantir o cumprimento do contrato, pois cada acordo proporciona um equilíbrio entre risco e oportunidade. É neste ponto – entre risco e oportunidade – que a gestão deve ser eficaz.
Em suma, deve eliminar riscos e criar oportunidades. Se começarmos neste ponto, é fácil entender que a gestão de contratos é mais do que apenas redigir um acordo entre duas ou mais partes, coletar assinaturas e seguir em frente.
As empresas precisam olhar seus contratos sob uma nova perspectiva e entender a necessidade de gerenciar todo o ciclo de atividade do documento. Isso só é possível ao abandonar as práticas manuais e adotar ferramentas baseadas em tecnologia.
Por exemplo, dados recentes mostram que automatizar os processos de gerenciamento de contratos pode reduzir os custos em até 30% e encurtar os ciclos de transação em 50%, além de aumentar a receita da empresa em até 9%.
Parte do motivo é que as soluções digitais podem não apenas organizar e agilizar os fluxos de trabalho, mas também fortalecer os relacionamentos com fornecedores, clientes e funcionários.
Se você está lendo este artigo é porque provavelmente está preocupado com a gestão dos documentos e contratos da sua empresa. Pois bem, conhecer a organização é muito importante para a agilidade do seu negócio.
Para os donos de pequenos negócios, como no caso de empresa de içamentos, por exemplo, documentos bem organizados podem ser realizados mesmo com a ajuda de um armário ou mesa.
Uma dica é separar os contratos de acordo com sua natureza (contratos de clientes, contratos de fornecedores, contratos de autoridades públicas, etc.). Em seguida, separe os contratos em ordem de duração, aqueles que expiram em um mês, um semestre, um ano ou mais.
Embora os contratos sejam feitos para estabelecer papéis sólidos, eles também permitem flexibilidade, ou seja, é comum que já prevejam algumas alterações, como renovações automáticas, aumentos de tarifas após um período de tempo ou até multas por atrasos.
Portanto é importante entender exatamente quando esses valores e condições mudarão e fazer o planejamento de como sua empresa responderá a essas mudanças.
Por exemplo, digamos que uma dada empresa de camisas de silicone que fornece um valor X para os três primeiros meses do contrato. Após esse período, fornecerá um valor duas vezes a mais do que antes.
Nesse sentido, mesmo que previamente acordado, o impacto financeiro dessa mudança precisa ser pesquisado pela empresa e precisa estar preparada para cumprir o prometido.
Mas como construir um fluxo de trabalho que permita criar, planejar e gerenciar contratos continuamente?
É claro que monitorar manualmente esses contratos, planejar atividades de revisão regulares, relatórios de progresso e outras ações só criará gargalos em sua gestão e não resolverá o problema.
Mas a boa notícia é que existem softwares, como um pgr programa de gerenciamento de riscos, de automação de contratos e documentos, a fim de facilitar o gerenciamento de contratos e conferir até mesmo uma vantagem competitiva na empresa.
Isso porque esses softwares são ágeis e feitos para rastrear tudo, desde a criação, revisão, assinatura até a execução do contrato.
Em suma, usando as ferramentas certas você pode aumentar suas chances de sucesso no projeto, sua alavancagem de vendas e seu poder de negociação.
Como citamos acima, a automação da gestão de contratos é uma ótima opção para empresas que buscam obter uma forte vantagem competitiva.
Mas se você ainda tem dúvida sobre como a gestão automatizada pode trazer benefícios para sua empresa e para qualquer outro tipo de negócio, confira estes benefícios:
Viu como pode ser incrível automatizar a gestão de contratos? Com a automação você pode organizar a gestão deles, realizar configuração de servidor de email, centralizar todas as informações que precisa, automatizar processos financeiros e melhorar toda a gestão.
Para isso você deve pesquisar sobre os melhores softwares de gestão de contrato e escolher o que melhor se adequa às suas necessidades.
Pode organizar a gestão de contratos, centralizar todas as informações que seus fornecedores precisam, automatizar processos financeiros e melhorar sua cadeia de valor!
Um dos principais passos na gestão de contratos é estar atento aos prazos de vencimento e renovação de todos os documentos que estão sob seu cuidado.
É importante acompanhar o processo de validação, monitorar as datas importantes descritas no documento e notificar o pessoal relevante sobre prazos de renovação e rescisão, alterações relacionadas a valores e adições a adendos.
Ao seguir essas etapas você pode minimizar os riscos, evitar perdas financeiras e ajudar sua organização a obter maior sucesso e melhores relacionamentos com clientes e fornecedores.
Na mesma empresa existem várias áreas, cada uma tem requisitos de contrato diferentes. Por exemplo, um contrato de uma fabrica de macarrão é bem diferente de um contrato de consultoria profissional de engenharia.
Por isso é necessário considerar a gestão de contratos para atender a essa necessidade de personalização de documentos de forma rápida, fácil e ainda padronizada nos termos básicos da empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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