O sistema de cotação eletrônica de preços: Um novo procedimento inserido no contexto das aquisições e contratações da administração pública

I. Considerações Iniciais

A presente abordagem do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços tem o escopo de difundir este procedimento inserido no contexto das aquisições e contratações da Administração Pública através do modelo mencionado no parágrafo segundo do art. 4º do Decreto nº 5.450/2005[1], regulado pela Portaria nº 306/2001 do MPOG[2], que no atual cenário vem sendo reproduzido simetricamente por órgãos das demais esferas governamentais em seus procedimentos de dispensa de licitação, fundados no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93.

Introduzido nos órgãos integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG[3], por intermédio da citada Portaria nº 306/2001, o Sistema de Cotação Eletrônica de Preços vem disseminando-se entre os demais níveis governamentais (estadual e municipal) por apresentar uma transparente racionalização dos procedimentos relativos às contratações de pequeno valor[4] e ampliar a competitividade, elevando à possibilidade de contratações a um preço mais justo.

Tal sistema firmar-se em uma infraestrutura informatizada (plataforma de internet) voltada à composição dos processos administrativos referentes às aquisições de bens e contratações de serviços comuns por dispensa de licitação fundamentada nos termos do inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93. Convertendo à tradicional forma de pesquisa de mercado (cotação de preços) em uma coleta eletrônica de preços, por um leilão reverso, no qual os participantes têm a possibilidade de ofertar lances sucessivos e decrescentes até o momento de seu encerramento.

Em outras palavras, trata-se de ferramenta da Administração Pública Gerencial que virtualiza os procedimentos inerentes às contratações por dispensa de licitação. O que vem desfazendo o estorvo da falta de agilidade, por parte da Administração Pública, nas simples contratações pelo menor preço.

No contexto das práticas tecnológicas utilizadas pelas organizações governamentais, quando comparado com o pregão eletrônico, têm-se a evidência que o sistema de cotação eletrônica difere-se não apenas devido ao valor limite das aquisições e contratações, mas porque o pregão exige uma fase de apresentação de propostas antes dos lances dos fornecedores. Já a cotação eletrônica (cerne do sistema) dispensa a esta primeira etapa, o que torna processo mais rápido.

II. Objetivo e Vantagens de Utilização do Sistema

De acordo com o art. 1º do anexo I da Portaria 306/2001, como dito anteriormente, a finalidade do sistema é ampliar a competitividade e racionalizar os procedimentos relativos às compras de pequeno valor.  Sendo as principais vantagens da adoção desse sistema: a transparência na gestão dos gastos públicos, impessoalidade nas contratações, agilidade nos procedimentos, economia dos recursos públicos tendo em vista redução dos custos operacionais pela substituição da tradicional forma de cotação de preços e aumento da qualidade das contratações.

Ademais, um importante aspecto é que a cotação de preço elimina o direcionamento nas contratações/aquisições de pequeno valor, ao passo que aumenta o número de participação de fornecedores tratados com isenção de parcialidade. Elementos que maximizam à capacidade de adquirir produtos a um preço mais justo.

III. Procedimentos para Utilização do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços

O aspecto que deve ser destacado inicialmente nos procedimentos é que, o Órgão Promotor da Cotação, ao utilizar o sistema, deve observar às orientações referentes a fracionamento de despesa, à saber:

I. efetuar estimativa do consumo anual, mediante levantamento dos quantitativos adquiridos para um mesmo bem ou bens de uma mesma linha de fornecimento nos últimos doze meses;

II. calcular o valor previsto para a quantidade encontrada no levantamento,  com base  em  pesquisa de preço de mercado, ou com base no preço médio de compra registrado em controles existentes na Administração; e,

III. caso o valor estimado encontrado para a estimativa anual superar o valor estabelecido para dispensa de licitação por limite de valor, a aquisição, por cotação  eletrônica, somente poderá ser efetuada em caso de insuficiência de recursos para a aquisição do todo, devidamente justificado no processo.

A penalidade para o fracionamento de despesa determina que para os caso em que houver dispensa ou inexigibilidade de licitação fora das hipóteses prevista em lei, a pena será de detenção, de 3 a 5 anos e multa. Ademais, todos que concorrerem para a consumação da ilegalidade estão sujeitos a esta pena.

Constatada à dispensa de licitação, após levantamento de possíveis fracionamentos de despesa, o Órgão Promotor realizará sessão pública virtual, por meio do sistema eletrônico, que possibilite à comunicação entre Órgão e fornecedores pela Internet. (art. 2º, anexo I, Portaria 306/2001).

Para obter de acesso às cotações eletrônicas o fornecedor deverá credenciar-se previamente junto ao sistema, indicando os municípios e linhas de fornecimento que pretende atender. Ao credenciar-se o fornecedor submeter-se às normas do sistema e condições de contratação estabelecidas no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços[5] lavrado pelo Órgão Promotor.

No que diz respeito ao Pedido de Cotação Eletrônico, de acordo com o parágrafo único, art. 4º, anexo I, Portaria 306/2001, neste deverá constar bens pertencentes apenas a uma linha de fornecimento, ou seja, um conjunto de materiais pertencentes a mesma classe do Catálogo de Materiais[6] do SIASG.

No decorrer da sessão os fornecedores poderão enviar proposta de preços e apresentar lances sucessivos, em valor inferior ao último registrado, durante o período indicado pelo Pedido de Cotação Eletrônica. (§1º, art. 2º, anexo I, Portaria 306/2001).

Será estabelecido prazo para que os fornecedores incluam suas propostas e apresentem seus lances no portal eletrônico. Segundo o §4º do art. 2º, anexo I, Portaria 306/2001, que instrui o modelo do portal de compras do Governo Federal – ComprasNet (www.comprasnet.gov.br), esse prazo nunca poderá ser inferior a quatro horas e nunca superior a quarenta e oito horas.

Ademais, são regras fixadas pela Portaria 306/2001 MPO para os procedimentos do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços:

I – os Pedidos de Cotação Eletrônica serão divulgados no Portal ComprasNet e encaminhados, automaticamente (aleatório), por e-mail, para um  quantitativo de fornecedores que garantam a competitividade, declararam a intenção  de  vender o material da linha de fornecimento pedida e que entreguem no município onde  esteja localizado o Órgão Promotor da Cotação;

II – no Pedido de Cotação Eletrônica deve constar especificação do material, quantidade, unidade de fornecimento, condições de contratação, endereço, data e horário que ocorrerá a sessão virtual;

III – deve-se utilizar como referência o horário de Brasília/DF;

IV – o fornecedor só participará após entrar com senha no sistema e encaminhar proposta de preços;

V – o fornecedor deve assinar em campo próprio do sistema a inexistência de fato impeditivo para licitar e o pleno conhecimento a aceitação das regras (Portaria 306/2001);

VI – depois de divulgado o Pedido, terá início à sessão, e será aceita proposta de qualquer valor, vedada a apresentação de proposta em papel;

VII – a partir do registro da proposta os fornecedores terão conhecimento do menor lance ofertado;

VIII – só serão aceito lances inferiores aos últimos registrados pelo sistema;

IX – durante a sessão os fornecedores serão informados em tempo real sobre o menor lance que tenha sido apresentado pelos demais participantes, ficando vedada a identificação do detentor do lance;

X – ao entrar em fechamento iminente, a sessão poderá fechar, aleatoriamente, em até 30 minutos; e,

XI – após encerramento da sessão o sistema apurará e divulgará a classificação, apresentado, no caso do ComprasNet, até o  máximo de 5 propostas.

Em síntese, os procedimentos supracitados, instituídos pela Portaria 306/2001 do MPOG, são adotados como modelo para implantação de Sistema de Cotação Eletrônica de Preços pelos órgãos das demais esferas governamentais.

IV. Condições Gerais da Contratação

Em relação às contratações oriundas do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços, estás dispensarão à subscrição de instrumento contratual, ficando formalizadas apenas pela emissão de Nota de Empenho que será comunicada ao adjudicatário.

As obrigações recíprocas, provenientes do pacto jurídico, existentes entre Contratada e Órgão Contratante, correspondem ao estabelecido nas condições gerais da contratação e no pedido de cotação eletrônica de preços, que constará ainda, em seu bojo, as seguintes informações: a) local de entrega; b) prazo máximo de entrega e pagamento; c) condições de recebimento do objeto; d) sanções para o caso de inadimplemento; e) informações e casos omissos; e, f) foro para dirimir possíveis litígios. 

Em caso de manifestação de desistência do fornecedor, fica caracterizado o descumprimento total da obrigação assumida, consoante o estabelecido no art. 81 da Lei nº 8.666/1993, sujeitando-o às penalidades legalmente estabelecidas.

A eventual rescisão do ajuste se dará nas hipóteses previstas na Lei nº 8.666/1993, não cabendo, à Contratada, direito a qualquer indenização.

V. Falha do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços

Ao determinar que na sessão virtual só sejam aceito lances inferiores aos últimos registrados, o inciso VIII do art. 6° Portaria 306/2001 MPOG abre caminho para possíveis manipulações de resultados por parte dos fornecedores.

O aludido dispositivo pode ensejar o seguinte artifício fraudulento: uma empresa participante da sessão virtual poderia ofertar um lance objetivando ficar em segundo lugar na classificação das propostas, enquanto que uma outra, agindo em conluio com a primeira, apresentaria lance inexeqüível, objetivando paralisar a fase de lances do sistema. Depois, a empresa “vencedora” alegaria, por exemplo, erro de digitação ou qualquer outra justificativa para sair do processo de cotação, sendo, então, chamada ä segunda colocada da ordem de classificação.     

Tal circunstância fora apreciada pela 1° Câmara do Tribunal de Contas da União, com a propositura de representação pela Secretaria de Controle Externo na Paraíba – SECEX/PB, que determinou adoção de correições para o sistema, in verbis:

 “Acórdão 1845/2006 – Primeira Câmara:

VISTOS, relatados e discutidos estes autos de Representação acerca de possível conluio entre duas empresas da cidade de Recife/PE em processos de cotação eletrônica no Portal de Compras do Governo Federal – ComprasNet (www.comprasnet.gov.br), em vários estados da região nordeste.

ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão da 1ª Câmara, diante das razões expostas pelo Relator e com fundamento no art. 237, inciso VI, do Regimento Interno/TCU, em:

9.1. conhecer da presente Representação para, no mérito, considerá-la parcialmente procedente;

9.2. determinar ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão que adote providências para inserir na Portaria nº 306/2001 as seguintes normas:

9.2.1. não deverá ser admitida a proposta que apresente preços simbólicos, irrisórios ou de valor zero, incompatíveis com os preços de mercado, acrescidos dos respectivos encargos, ainda que o Pedido de Cotação Eletrônica não tenha estabelecido limites mínimos;

9.2.2. ficará facultado à Administração, quando o convocado não assinar o termo de contrato ou não aceitar ou retirar o instrumento equivalente no prazo e condições estabelecidos, convocar os licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para fazê-lo em igual prazo e nas mesmas condições propostas pelo primeiro classificado, inclusive quanto aos preços atualizados de conformidade com o ato convocatório, ou revogar a licitação independentemente da cominação prevista no art. 81 da Lei nº 8.666/1993;

9.2.3. caberá ao fornecedor submeter-se às normas da Lei de Licitações;

9.3. determinar ao MPOG que passe a aplicar com maior rigor o disposto no item 5.3 do Anexo II da Portaria nº 306/2001, haja vista o disposto no art. 5º, incisos II e IV, c/c o art. 6º, inciso V, letra “b”, do Anexo I;

9.4. determinar à SECEX/PB que faça a correção da natureza deste processo nos sistemas informatizados pertinentes;

9.5. encaminhar ao MPOG cópia deste Acórdão, bem como do Relatório e do Voto que o fundamentam; e,

9.6. arquivar o presente processo.” (Relator: Valmir Campelo; Sessão 04/07/2006)

Os procedimentos supracitados impulsionam para o aperfeiçoamento da eficiência do sistema, ao preencher em parte a falha criada pelo inciso VIII do art. 6° Portaria 306/2001. No entanto, também seria útil a modificação da determinação do dispositivo da Portaria, tornando-o apto a aceitar todos os lances, inferiores ou não aos últimos registrados pelo sistema.

Esta simples alteração iria auxiliar o Órgão Promotor da Cotação na tarefa de determinar quais são os lances que contemplam valores compatíveis com os preços de mercado, com conseqüente influência na ordem de classificação dos fornecedores remanescentes.

VI. Conclusão

Analisando a disposição que atualmente rege a dispensa de licitação para aquisições de pequeno valor (inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93), percebe-se que há necessidade de maior transparência, impessoalidade, agilidade nos procedimentos adotados em boa parte dos Órgãos Públicos, e, principalmente, evitar direcionamento nas aquisições de pequeno valor.

Diante disto, pode-se afirmar que o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão agiu acertadamente ao regulamentar o Sistema de Cotação Eletrônica de Preços para os órgãos integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, que atualmente serve de paradigma para os Órgãos das demais esferas governamentais.     

As legislações analisada definitivamente concede a contratação fundada no art. 24, inciso II, da Lei nº. 8.666/93 a robustez de um procedimento legal e eficaz, fulcrado nos princípios administrativos e concebendo ao administrador tranqüilidade da transparência de seus atos, evitando assim futuros aborrecimentos no âmbito da responsabilidade por improbidade administrativa.

Informações Sobre os Autores

Antonio de Souza Junior

Supervisor Administrativo integrante da Gerência de Projetos da Fundação Apolônio Salles de Desenvolvimento Educacional

Patrícia Maria Simões de França

Subdiretora-Geral Substituta do Tribunal de Justiça do Estado de Alagoas