Como a gestão de contratos pode auxiliar as empresas em tempos de crise?

empregado que prende um contrato 1098 3749O avanço da tecnologia propiciou o desenvolvimento de inúmeras ferramentas sofisticadas, capazes de auxiliar o trabalho das empresas. Entre elas, destaca-se o software de gestão de contratos, muito usado por escritórios de advocacia, entre outros negócios.

Com o recurso, é possível ter uma solução mais abrangente para o gerenciamento e organização das transações digitais, desde o processo de criação dos documentos, até a captura de assinaturas.

Em um momento em que são exigidas atividades cada vez mais ágeis e dinâmicas, a ferramenta pode ser de grande ajuda para as empresas que querem ampliar seus negócios, oferecendo serviços de alta qualidade e precisão aos clientes.

No artigo de hoje, saiba como a gestão de contratos pode auxiliar as empresas em tempos de crise, principalmente os escritórios de advocacia. Acompanhe a leitura!

O que é um sistema de gestão de contratos?

De modo resumido, podemos caracterizar o sistema de gestão de contratos como uma tecnologia capaz de melhorar a eficiência dos processos de contratação, a partir de atividades mais assertivas e com menor ocorrência de erros.

A ferramenta conta com vários recursos para escritórios de advocacia, incluindo a criação de arquivos diversos, como uma declaração de importação, entre outros documentos que precisam de amparo jurídico.

Hoje em dia, é possível encontrar inúmeros tipos de softwares de gestão de contratos disponíveis no mercado, o que torna a escolha mais difícil. Por isso, o ideal é verificar as funcionalidades de cada tecnologia, para tomar a decisão correta.

Por exemplo, talvez uma empresa especializada em serviços de contabilidade em geral tenha necessidades diferentes dos escritórios de advocacia. Se esse for o caso, vale a pena fazer uma avaliação dos principais tipos de sistemas de gestão de contratos.

Uma alternativa é optar por um software “tudo em um”. Ou seja, que concentra os mais variados recursos em um único sistema. Desse modo, a escolha fica muito mais fácil, já que é possível contar com várias funcionalidades em apenas uma ferramenta.

O sistema de gestão de contratos é parte dos significativos avanços da TI (tecnologia da informação). Hoje em dia, fica difícil imaginar um mundo sem as soluções tecnológicas, ainda mais porque as empresas adotam cada vez mais inovações em suas operações.

Em tempos de crise, como a mais recente pandemia da Covid-19, ficou nítida a necessidade de investimentos em tecnologias.

Afinal de contas, as empresas que tinham em mãos esses artifícios conseguiram driblar os desafios do momento, incluindo as medidas de isolamento social.

No caso dos escritórios de advocacia, por exemplo, foi preciso implementar rapidamente estratégias de trabalho home office. Justamente por isso, quem já contava com um sistema de gestão de contratos teve mais facilidade de se adaptar a esse novo contexto.

Por que adotar um sistema de gestão de contratos?

Em primeiro lugar, não dá para fugir dos avanços tecnológicos. Mais cedo ou mais tarde, o seu escritório de advocacia vai ter que investir em inovações para acompanhar o desenvolvimento do próprio mercado.

Além disso, um software de gestão de contratos é capaz de incluir vários recursos em um só pacote, atendendo todas às suas necessidades quanto a um ciclo de vida do contrato.

Sendo assim, uma assessoria contábil, por exemplo, pode usar o sistema para criar a redação de vínculo com o cliente, estabelecendo todos os pormenores contratuais, para que não haja dúvidas quanto ao serviço prestado.

Ou seja, adotar um sistema de gestão de contratos pode ser a chave para o sucesso do seu escritório, uma vez que essa ferramenta permite:

  • Facilitar os processos de elaboração de documentos;
  • Evitar erros, principalmente por ação humana;
  • Agilizar o processo de formalização dos contratos;
  • Oferecer mais segurança nas transações jurídicas.

Da mesma forma, ao ter um software especializado, você pode acessar seus contratos de qualquer lugar do mundo, basta ter acesso à internet. 

Em um mundo cada vez mais dinâmico e com o crescimento do home office, esse recurso traz muitas vantagens aos escritórios de advocacia.

Fora que não é preciso se preocupar com questões de armazenamento, visto que muitos sistemas permitem arquivar em nuvem, bem como realizam o backup dos documentos.

Como realmente saber se o sistema é completo?

Diante de todas vantagens, fica fácil perceber o quanto adotar um sistema completo de gestão de contratos é uma maneira eficiente de lidar com a crise e melhorar a eficiência do seu negócio.

No entanto, muitos gestores têm dúvidas se realmente o sistema de automação comercial de contratos é completo. Por isso, separamos algumas dicas para verificar se a tecnologia conta com todas funcionalidades.

A seguir, conheça as três principais fases que abrangem um software de gestão de contratos completo!

1 – Criação

A elaboração do documento é uma das partes mais importantes do ciclo de gestão de contratos, para que as partes signatárias se sintam satisfeitas com a negociação.

Por conta disso, é imprescindível que todos os termos e condições estejam devidamente claros, objetivos e livres de ambiguidades, já que erros na redação do contrato podem gerar confusões e muitos problemas no futuro.

Aliás, a falta de conformidade pode levar até mesmo a ações judiciais. Sendo assim, mesmo em um laudo AVCB consulta, por exemplo, é preciso constar todos os termos que fazem parte do contrato, em um texto bem escrito e claro.

Isso também evita vários “vaivéns” de e-mails, com diferentes versões de um mesmo contrato, que também pode causar confusão nas partes envolvidas.

Com um software de gestão de contratos, todas as informações são importadas e o controle do texto fica nas mãos do sistema, priorizando a mensagem objetiva.

2 – Negociação e assinatura

O processo de negociação de um contrato envolve diferentes interações entre as partes, com concessões, riscos, projeção de receitas, entre outros aspectos.

Por esse motivo, quando várias pessoas editam um mesmo documento, fica difícil ter o controle de uma única versão. Mas o sistema de gestão permite esse feito.

Dessa forma, fica mais fácil realizar a negociação contratual, reduzindo os erros, problemas de segurança e oferecendo pontualidade na escrita do documento.

Além disso, o sistema pode ser integrado a um software ERP, desse modo, os gestores podem saber exatamente o que foi alterado e com quem o contrato está.

Há um benefício adicional, que também permite uma grande economia de tempo: a possibilidade de assinar os documentos em qualquer hora do dia ou lugar. Ainda mais porque hoje em dia, as assinaturas eletrônicas são cada vez mais comuns.

Sendo assim, quando se trata de uma ferramenta completa de gerenciamento de contratos, é indispensável contar com o recurso da assinatura eletrônica integrado ao software.

3 – Ciclo de vida

Por fim, mas não menos importante, é preciso destacar os aspectos relativos ao ciclo de vida de um contrato, que também devem estar presentes no sistema de gestão.

Em primeiro lugar, vale destacar que o software tem como principal objetivo permitir a correta execução e armazenamento de contratos, como uma maneira de proteger contra violações de conformidade, erros humanos, entre outros riscos.

Afinal de contas, em um processo de auditoria independente, por exemplo, é preciso que o documento esteja em sigilo e só possa ser liberado para pessoas específicas.

Sendo assim, é importante que o sistema de gestão de contratos conte também com funcionalidades de rastreio e acompanhamento de prazos, permitindo, inclusive, oferecer uma boa eficiência na economia de custos.

Até porque, os colaboradores do seu escritório de advocacia não precisam se deslocar para vários locais, a fim de entregar os contratos aos parceiros, já que o acesso pode ser feito totalmente online, somente com acesso à internet.

Ou seja, mais do que a segurança, o sistema de gestão de contratos é uma ferramenta potencialmente inovadora no que diz respeito à economia.

Igualmente, a proposta é fazer com que todas as equipes, não apenas os escritórios jurídicos, tenham o controle de seus próprios documentos, podendo administrá-los e acompanhá-los da melhor maneira possível.

Isso quer dizer que uma empresa de petroleo, por exemplo, também pode ser beneficiada pelo sistema de gestão de contratos, bem como empreendimentos de outros segmentos.

Conclusão

O sistema de gestão de contratos é uma das tecnologias mais eficientes para escritórios de advocacia. Por esse motivo, é cada vez mais importante adotar o software, principalmente em épocas de crise, para a sobrevivência das operações e o destaque no mercado.

O artigo de hoje trouxe algumas dicas de como usar a tecnologia, além de escolher o programa ideal para o seu escritório. Dessa forma, é certo que o seu negócio irá conseguir driblar os momentos de dificuldade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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