Home Office: saiba como manter uma boa comunicação com a sua equipe

A pandemia da Covid-19 exigiu que muitas empresas mudassem suas dinâmicas de trabalho, aderindo ao home office. Foi o caso, por exemplo, dos escritórios de advocacia, que não puderam funcionar presencialmente, mas tinham que manter os serviços de atendimento.

Felizmente, com o avanço das TICs (tecnologias da informação e da comunicação), bem como o predomínio da internet, foi mais fácil oferecer suporte aos clientes e manter o contato com os colaboradores virtualmente.

Mesmo assim, alguns profissionais que nunca atuaram na modalidade de teletrabalho tiveram que se reinventar, adotando novos hábitos e comportamentos para manter a produtividade em suas respectivas funções.

Inclusive, apesar da volta gradual do trabalho à normalidade, muitas empresas devem seguir com o home office, um método que será adotado por mais de 30% dos negócios no pós-pandemia, conforme uma pesquisa da Fortinet.

Fora que muitos empreendimentos devem continuar usando vários artifícios tecnológicos que adquiriram durante a quarentena.

Sendo assim, o uso das TICs e de outras ferramentas do home office deverá se manter. Para os escritórios de advocacia, saber como usar esses dispositivos é fundamental para manter a qualidade dos atendimentos e da comunicação com os parceiros.

No artigo de hoje, saiba como manter uma boa comunicação com a sua equipe, mesmo durante o home office. Acompanhe a leitura!

1 – Tenha uma plataforma comum de comunicação

O primeiro passo para estabelecer uma comunicação eficaz com a sua equipe é encontrar uma plataforma comum, em que todos podem se encontrar facilmente e, assim, realizar uma reunião virtual.

Com a pandemia do novo coronavírus, houve um boom no desenvolvimento de software de comunicação. Plataformas diversas surgiram, inclusive muitas opções gratuitas, para estimular a troca online e permitir um diálogo muito mais efetivo.

Aqui, o segredo é encontrar uma ferramenta acessível a todos os colaboradores, de fácil uso e intuitiva, para que não haja dificuldades na hora de iniciar uma conversa online.

Vale entender que muitas reuniões não são estritamente necessárias e que muitos contatos podem ser solucionados por uma mensagem. Ou seja, o home office nos ensinou que alguns problemas são facilmente comunicáveis por e-mail.

Tendo isso em mente, não exagere nas reuniões com seus colaboradores. Chame-os somente quando for realmente preciso.

Por exemplo, no caso de uma dúvida pontual sobre a redação de uma declaração de importação, não é preciso envolver a empresa toda em uma reunião, já que esse assunto é solucionável por e-mail.

2 – Compartilhe uma agenda de reuniões previamente

Uma maneira de manter o contato frequente com seus colaboradores é através do compartilhamento de uma agenda de reuniões semanais. Isso ajuda os membros do seu escritório de advocacia a se organizarem melhor no home office.

Inclusive, vale a pena adotar algum software de gestão ERP para elencar as tarefas prioritárias das equipes, incluindo as reuniões.

Com o trabalho home office, os prazos de entrega se tornaram mais importantes do que o cumprimento do horário comercial. Por esse motivo, a aplicação de um software pode ajudar muito na melhor organização e gerenciamento das equipes.

3 – Tenha uma metodologia de projetos

Outra dica para melhorar a comunicação, mas também a produtividade do seu escritório de advocacia durante o home office é aplicar uma metodologia de projetos.

Dessa forma, é possível acompanhar o desenvolvimento das atividades de cada um dos colaboradores, além de elencar um gestor responsável para as equipes.

Com a metodologia de projetos, o seu escritório de advocacia pode ter algumas informações que ajudam a aumentar a produtividade em casa, como:

  • Um escopo de trabalho detalhado;
  • Um cronograma completo de atividades;
  • Um orçamento definido para cada trabalho;
  • As mudanças permitidas para cada projeto.

Há inúmeros tipos de metodologias de projetos. Por exemplo, em um processo de encerramento de empresa, o seu escritório de advocacia pode adotar o Scrum, que é um planejamento mais ágil, dividindo o trabalho em sprints.

Hoje em dia, é possível encontrar vários softwares de metodologias de projetos que também podem ser aplicados no seu escritório de advocacia.

Com isso, o gerenciamento fica muito mais simples e efetivo, permitindo o cumprimento de prazos e o desenvolvimento completo do trabalho, mantendo a produtividade no home office.

4 – Crie um manual de procedimentos

É fundamental criar um manual de procedimentos para os seus colaboradores que estão em regime de teletrabalho. A dica é considerar o modelo atual de gestão, mas readaptado ao home office e seus desafios.

Por exemplo, em um processo feito para agenciamento de cargas, pense como seria todo o passo a passo do trabalho presencial.

Assim, adapte-o para home office, considerando as necessidades de reuniões virtuais, bem como a entrega de documentos em órgãos públicos (e como isso é feito durante a pandemia).

O manual de procedimentos evita que os seus colaboradores tenham muitas dúvidas sobre como prosseguir em suas funções.

5 – Forneça os equipamentos necessários para o teletrabalho

Como o isolamento social pegou muitas empresas de surpresa, incluindo funcionários que não dispunham de equipamentos necessários para o home office, foi preciso garantir alguns dispositivos para que a produtividade dos negócios se mantivesse durante a quarentena.

Para quem é contratado em regime CLT, os direitos trabalhistas preveem que os empregadores devem fornecer os equipamentos aos seus funcionários, realizando o aluguel de notebook, por exemplo, ou arcando com as despesas para cobrir os custos operacionais.

Isso é muito importante para qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia. Afinal de contas, é por meio desses acessórios que se pode garantir a continuidade dos trabalhos. Se o seu colaborador não dispor, vale a pena sim oferecer os itens indispensáveis.

Também é importante considerar os aspectos que envolvem a segurança do trabalho e saúde ocupacional

Não é todo mundo que dispõe de um espaço planejado para o home office, sendo que algumas cadeiras, mesas e outros itens podem causar LER (Lesões por Esforço Repetitivo), o que pode ser uma grande dor de cabeça para as empresas.

Por essa razão, mesmo que todo o processo de locação ou compra, bem como o fornecimento de equipamentos aos funcionários pareça um tanto burocrático, é uma das melhores maneiras de garantir a produtividade.

Além do mais, ofereça alguns serviços que as equipes podem contratar pela empresa, como assistência técnica de impressora, especialmente para os escritórios de advocacia, que precisam imprimir vários documentos e arquivos.

Importante ressaltar que o trabalho home office continua envolto dos direitos trabalhistas da Constituição. Em contrapartida, o colaborador também deve cumprir seus deveres. 

6 – Evite que os colaboradores sejam multitarefas

A melhor maneira de manter uma comunicação eficiente com os colaboradores e ter uma produção assertiva é ordenar uma única atividade às equipes. 

Sabemos que isso pode ser difícil nos dias atuais, com a grande quantidade de informações e habilidades dos funcionários.

No entanto, estamos vivendo em uma situação muito atípica, pois além da adaptação ao home office, muitas pessoas estão tendo que lidar com outros contextos, como o medo da doença, a presença de crianças em casa devido à suspensão das aulas, entre outros.

Por esse motivo, o home office da quarentena está bem diferente das modalidades de teletrabalho convencionais. Fora que esse regime pode ser extremamente desafiador para quem está acostumado(a) a ir até o escritório.

Sendo assim, a melhor alternativa é concentrar os esforços da equipe em uma única tarefa, atribuindo atividades específicas para cada colaborador.

Inclusive, esse método é uma maneira de melhorar a comunicação, pois o gestor pode dar um feedback bastante pontual e objetivo, o que melhora o diálogo dentro da organização.

7 – Faça encontros virtuais para a socialização

Um dos grandes problemas do home office é a falta de socialização com outras pessoas. Em épocas de isolamento, isso se agrava ainda mais, pois devemos permanecer em casa, o que pode gerar muitos distúrbios psicológicos, sensação de solidão e vazio.

Por isso, uma maneira de melhorar esse sentimento no seu escritório de advocacia é marcar encontros somente para a socialização, o bom e velho “jogar conversa fora”.

Com isso, as pessoas se sentirão mais acolhidas e poderão falar de outros assuntos, fora o trabalho e as atividades do escritório.

Conclusão

O home office não é uma modalidade nova de trabalho, porém ele chegou com grande peso durante a pandemia da Covid-19, justamente para conter o avanço do vírus, através das medidas de isolamento social.

No entanto, algumas empresas, incluindo escritórios de advocacia, tiveram certa dificuldade em adotar esse tipo de trabalho, ainda mais assim, de repente, como foi o presente caso.

Um dos maiores problemas é a comunicação, que pode ser mais difícil no ambiente online. Porém, o aprimoramento das TICs permitiu que os escritórios tivessem acesso a várias ferramentas para aproximar o diálogo com as equipes.

O artigo de hoje trouxe algumas dicas de como melhorar a comunicação e, desse modo, manter a produtividade no home office – ainda mais porque é esperado que várias empresas mantenham essa dinâmica, mesmo no pós-pandemia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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