Os advogados precisam trabalhar com um imenso volume de processos que incluem anexos de informações e dados. E, em muitos casos, as provas estão em aplicativos de conversas, e-mails ou outros meios digitais.
Para facilitar o acesso e manter o controle dos processos judiciais é preciso organizá-los de forma prática e simples, conferindo agilidade na hora de obter informações importantes.
Por se tratar de quesitos jurídicos, preservar as informações de maneira segura é primordial. Como atualmente existe uma grande troca de mensagens via aplicativos de mensagens instantâneas, é necessário constantemente realizar backups.
Para saber como organizar os processos, e até coisas mais práticas, como realizar backup do WhatsApp do Google Drive no iPhone 13, confira as dicas que separamos:
- Tenha um espaço próprio para armazenar documentos
Devido ao grande volume de documentos que circulam pelos escritórios de advocacia, é quase comum armazenar itens desnecessários, e em ambientes impróprios.
Por isso, a primeira dica é separar o que é importante e o que deve ser mantido. Feito isso, determine um espaço próprio para armazenar os documentos físicos.
Questione quais arquivos precisam ser consultados com frequência, quais não são mais utilizados e podem ficar arquivados, e dentre toda a papelada, se existem arquivos que podem ser digitalizados para criar uma versão digital?
Com esta etapa inicial se tem uma ideia de como estão os processos dentro do escritório, compreendendo o fluxo do trabalho para criar uma forma de padronizar a identificação.
- Padronize a separação de documentos
Com os documentos essenciais definidos, utilize um sistema que permite separar e padronizar o armazenamento destes arquivos. Por exemplo, utilize a mesma cor de pasta, marcador ou etiqueta para processos que tenham o mesmo tema.
Além disso, lembre-se de utilizar as etiquetas visíveis com títulos pequenos e fáceis de serem lidos, isso facilita muito na hora de encontrar determinado documento.
Se existe um imenso volume de documentos e temas, inclua um índice explicativo sobre as cores e pastas para ser anexada próxima ao local onde estes processos estarão armazenados.
Esta organização é válida para arquivos digitais, sendo utilizado o mesmo padrão de ícones para diferentes tipos de arquivos, inclusive aqueles obtidos após fazer backup do WhatsApp do Google Drive.
- Faça backups dos arquivos virtuais
Arquivos físicos, assim como os virtuais, são suscetíveis a avarias, seja por erro do sistema ou do próprio programa. Assim, é fundamental realizar backups, incluindo uma versão em nuvem.
Como muitos advogados trocam informações com seus clientes e colegas via aplicativos de mensagens instantâneas, é importante saber como fazer como fazer backup do WhatsApp do Google Drive no iPhone ou no Android.
Para realizar esta cópia de segurança, utilize o MobileTrans, um aplicativo completo e muito fácil de ser utilizado quando o assunto é gerenciamento e transferência de dados.
Assim que tiver instalado o MobileTrans, conecte seu smartphone ao computador e selecione a opção “transferência de WhatsApp”. Agora o aplicativo carregará todos os arquivos suportados, selecione aqueles que deseja realizar a cópia de segurança e clique em iniciar.
O programa inicia o processo de transferência, basta aguardar até a finalização e pronto. A fase final de como fazer backup do WhatsApp do Google Drive no iPhone ou no Android é enviar a cópia de segurança para a nuvem. Para isso, utilize o navegador ou o aplicativo para o computador e faça o upload dos arquivos.
Também é possível restaurar essa cópia em um dispositivo Android, para isso instale o WhatsApp no seu sistema Android e clique em Restaurar para recuperar todos os arquivos das conversas criados pela cópia de segurança.
- Tenha um controle dos prazos
Advogados e todo o entorno jurídico é cercado por prazos que devem ser cumpridos para não ocorrer o risco de um processo ser suspenso, por isso, coloque prazos e visualize suas tarefas por níveis de prioridade e urgência.
Além do prazo, é preciso informar o nível de complexidade, contribuindo para que, não só os prazos sejam respeitados, mas, que os serviços sejam realizados com qualidade e em menor tempo.
Este controle contribui ainda para que as decisões sejam mais claras, afinal, fica fácil saber qual decisão deve ser tomada primeiro.
- Padronize o cadastro de clientes
Para não perder tempo procurando de onde extrair informações na hora de elaborar um novo documento, crie um ficheiro para ser preenchido com os dados de todos os clientes.
Assim, será muito mais rápido realizar buscar e conseguir dados como o RG, ou número dos processos, de certidões de nascimento, casamento ou óbito.
Lembramos que, estas fichas serão muito mais aproveitadas se forem utilizadas em formato digital com armazenamento em nuvem, inclusive, como uma cópia de segurança que ajuda no gerenciamento das informações.
Dica Bônus!
Pratique a melhoria contínua. Estas são dicas que funcionam para a grande maioria dos escritórios, mas cada qual possui sua particularidade, por isso, vá testando maneiras de organizar os documentos.
Peça a contribuição das pessoas que trabalham no escritório, e criem uma maneira única e prática para organizar os processos.
