Como a tecnologia data driven pode ajudar seu escritório

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Ter uma segurança a mais na hora de decidir algo é essencial para que surpresas desagradáveis sejam evitadas. O data driven é uma das melhores maneiras que você pode encontrar para que suas decisões no escritório sejam mais seguras. 

Um dos fatores que levam a sua decisão fazer mais sentido, é basear-se em dados concretos. Portanto, ter informações estratégicas se torna uma peça-chave para orientar a sua ação. 

Dependendo da maneira que você for tomar a sua decisão, ela pode refletir positivamente, ou negativamente sobre as questões administrativas da sua empresa. Portanto, qualquer ação a ser tomada é extremamente importante para os negócios. 

Contudo, para transformar os dados levantados em conhecimento e vantagens competitivas, é preciso que a sua organização se torne uma data driven. 

Por sua vez, o termo data driven pode ser desconhecido para uma grande parcela das pessoas, e por esse motivo, iremos contextualizar o tema para que o entendimento seja maior. 

Após entender qual o significado do data driven, ficará mais fácil compreender como essa prática consegue ser tão útil para o dia a dia de um escritório. 

O que é data driven?

Para ser mais direto, o data driven se refere a processos organizacionais que são orientados através dos dados que são levantados. 

Na prática, através das informações levantadas, um escritório de advocacia e consultoria jurídica campinas, por exemplo, consegue ter mais autonomia nas suas decisões pelo simples fato de ter uma gama de dados que assegura qualquer tomada de decisão.  

Em outras palavras, trata-se de uma prática onde uma empresa, ou escritório, que é o caso, desenvolve um planejamento estratégico ou toma uma decisão baseando-se em uma análise de informações.

Ao contrário do que é visto diariamente, essa prática é, de longe, melhor do que tomar decisões que são baseadas em achismos e experiências.

Atitudes como essa são capazes de fazer com que uma empresa passe a ter problemas que podem se estender por um tempo indeterminado. 

O data driven também pode ser considerado como uma metodologia que faz com que, por exemplo, um escritório de contabilidade abertura de empresas tenha mais autonomia nas suas decisões. 

Além de conseguir mais segurança na tomada de alguma ação, consequentemente a empresa tem uma visão melhor sobre o seu negócio. 

Automaticamente, quando o gestor de uma empresa consegue ter uma percepção melhor do seu negócio, é natural que ele consiga aproveitar melhor as oportunidades que aparecem, e além disso, antecipar ações para que eventuais problemas sejam evitados. 

Para que isso aconteça, a empresa precisa de ferramentas capazes de coletar os dados necessários que, na prática, podem vir de diversas fontes. 

Dessa forma, vale dizer que para implementar o data driven dentro do seu escritório, considere ter um programa semelhante a um software para gestão de franquias, isso se sua empresa atuar no mercado como uma rede, para que todas as informações estejam presentes em uma única plataforma. 

Nesse processo, há um cruzamento de informações que pode fornecer um panorama mais claro do mercado em que o seu escritório atua, e isso ocorre pelo fato de ter informações estratégicas que estão relacionadas a:

  • Cientes;
  • Produtos;
  • Concorrentes;
  • Fornecedores e conjuntura.

A origem do data driven

Inicialmente, o data driven surgiu como uma expansão dos estudos que estão relacionados aos dados. Quando começou a ser utilizada, empresas que fazem declaração de importação e outros tipos de processo, perceberam que suas decisões tinham mais sentido. 

Trata-se de um campo que utiliza métodos científicos e algoritmos que são capazes de transformar dados (estruturados ou não) em conhecimento. 

Atualmente, para usar essa metodologia precisa de ferramentas ligadas a tecnologia. Essas ferramentas podem sem: big data, inteligência artificial e machine learning, que podem ser utilizadas para obter insights a partir da coleta, cruzamento e interpretação dos dados de mercado. 

Ter esse tipo de percepção sobre o segmento é fundamental para que empresas que trabalham com cadastro no radar para exportação, por exemplo, saiba quais ações tomar em determinadas situações. 

Podemos considerar que o data driven surgiu da necessidade de fazer com que uma empresa consiga competir dentro do seu mercado e, além disso, potencializar seus resultados utilizando informações. 

Como funciona?

Um dos fatores que fazem com que as organizações data driven se diferenciam de empresas tradicionais, é o uso de dados de forma integrada nos processos operacionais. 

Ter essas informações em mãos faz com que atitudes como fazer uma antecipação de recebíveis para empresas, façam mais sentido do que tomar outro tipo de iniciativa para salvar o setor financeiro de um negócio. 

Por esse motivo, as informações não ficam armazenadas em computadores individuais, e sim, colocadas em um sistema centralizado. 

Esses sistemas costumam ser em nuvens, para que todas as pessoas que trabalham dentro do seu escritório, por exemplo, tenham acesso às informações. Pense que ter uma base de dados, funcione como fazer uma gestão de patrimonio familiar, onde todos as questões pertinentes da empresa serão administrados com base em dados sólidos. 

Dessa forma, a produtividade do seu escritório não irá depender dos esforços individuais, e sim, da inteligência coletiva, o que consequentemente faz com que o trabalho seja executado de uma maneira mais ágil. 

Pessoas

Para que as transformações possam acontecer, é preciso ter profissionais dentro da empresa que sejam especializados no assunto. 

Um dos mais importantes cargos para que esse processo seja administrado da melhor forma possível, é o Chief Data Officer, que por sua vez, lidera as mudanças organizacionais em direção ao data driven. 

Entretanto, esse processo não depende apenas de uma liderança. Junto ao Chief, é necessário ter profissionais capacitados para lidar com os vários números de dados que podem surgir. 

Dados

Como podemos perceber, os dados podem se tornar o alicerce do seu escritório na tomada de decisões, visto que na prática, sem eles, tomar uma iniciativa dentro de um serviço de administração de condomínios pode ocasionar problemas futuros. 

Para que essa metodologia realmente funcione, é preciso contar com dados que estejam organizados, acessíveis e integrados. 

Ter esse tipo de preocupação com os dados levantados, fará com que os profissionais consigam extrair ao máximo as informações. 

Tecnologia

Podemos considerar que a tecnologia é a base para que todo esse processo possa acontecer. 

Conforme o seu escritório comece a se acostumar com a rotina do data driven, a tecnologia, na forma de soluções robustas e eficientes, ganha mais importância para lidar com a transformação organizacional. 

Contar com ferramentas eficientes vai trazer resultados positivos ao seu escritório, principalmente no que envolve processos diários de análise até a governança das informações extraídas. 

Autonomia

A estratégia data driven também consegue fornecer outros tipos de vantagens, uma delas é dar mais poder aos colaboradores, permitindo que suas decisões sejam sustentadas pelas informações que foram levantadas. 

Conforme for o treinamento dado para a sua equipe, os mesmos terão acesso a base de dados do seu escritório e, quando surgir qualquer tipo de evento, eles irão saber quais decisões tomar pelo simples fato de saberem que há um sistema onde é possível consultar certas informações. 

Como aplicar o data driven?

Inicialmente, é preciso saber interpretar os dados. Ao implementar o data driven de maneira inadequada, um dos problemas que podem surgir é a subutilização dos dados. 

Quando não há profissionais capacitados para lidar com essa metodologia, a sua empresa pode se ver com uma grande quantidade de informações em mãos, mas sem saber usá-las de maneira correta. 

Para evitar esse tipo de cenário, a informação e a capacitação são as armas necessárias para combater esse risco, e fornecer para o seu escritório a capacidade de extrair insights estratégicos das informações coletadas. 

Considere separar os dados relevantes dos que não possuem importância, para que o processo possa ocorrer de maneira mais rápida. 

Faça transformações na sua cultura

Ao implementar o data driven no seu escritório, tenha em mente que irão ocorrer mudanças na cultura organizacional. 

Um dos erros mais comuns dentro de um escritório, são líderes que priorizam a sua opinião baseada somente na experiência. 

Como dito, tomar alguma decisão baseada em dados concretos é bem mais seguro do que tomar uma iniciativa baseada em experiências. Dito isso, ao aplicar o data driven, garanta que toda a sua equipe esteja capacitada para lidar com essa nova fase. 

Utilize boas soluções

Por fim, como já dito no artigo, a tecnologia é uma peça fundamental para que o data driven possa ser implementado e praticado. Desse modo, procure ferramentas que, além de levantar os dados, apresentem soluções para o seu problema. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

 

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