Quais documentos o advogado precisa para entrar com ação

Quais documentos o advogado precisa para entrar com ação? Objetivamente: o mínimo indispensável é a procuração ad judicia assinada pelo cliente (com poderes específicos quando necessário), documentos de identificação do autor (e do réu quando disponíveis), comprovante de residência, contrato e comprovantes do fato gerador (contratos, notas fiscais, e-mails, mensagens, laudos, fotos, relatórios), além dos documentos financeiros (comprovantes de pagamento, orçamentos, cálculos) e, quando cabível, declaração de hipossuficiência e documentação de renda para justiça gratuita. Se a ação for eletrônica, todos os arquivos devem ser legíveis, completos e preferencialmente em PDF/A. Para tutelas de urgência, agregue laudo e elementos que demonstrem probabilidade do direito e risco de dano. A seguir, um guia completo, prático e setorizado, com checklists por área.

Entendendo o núcleo documental obrigatório

Antes de pensar em especificidades por área, toda ação exige um núcleo comum de documentos que viabilizam a representação processual e a identificação das partes:

Procuração ad judicia
Instrumento que habilita o advogado a atuar. Deve conter assinatura do cliente, qualificação, OAB do patrono e, quando necessário, poderes especiais (receber e dar quitação, firmar compromisso, transigir, desistir, substabelecer, levantar alvará). Em processos com possível levantamento de valores, inclua poderes para receber e dar quitação.

Documentos pessoais do cliente
RG e CPF (ou CNH), ou CNPJ e contrato/ato constitutivo no caso de pessoa jurídica. Para menores ou incapazes, documentos do representante legal (certidão de nascimento, termo de tutela/curatela ou decisão de guarda). Em casos de espólio, certidão de óbito e documentos do inventariante.

Comprovante de residência
Atual, que vincule o cliente ao foro competente e facilite citações. Quando não houver comprovante em nome do cliente, aceite alternativas: declaração de residência com firma reconhecida, contrato de locação, correspondências oficiais, ou declaração do titular do imóvel com anexo de comprovante.

Contratos, aditivos e comunicações
O que originou o direito: contratos, termos de adesão, propostas, e-mails, cartas, notificações extrajudiciais (com AR, quando houver), mensagens de aplicativos, protocolos de atendimento e números de chamado.

Provas do fato e do dano
Notas fiscais, boletos, recibos, extratos bancários, fotos, vídeos, laudos, orçamentos, prontuários. Em urgência, laudo médico e prescrição. Em tecnologia e consumo, capturas de tela, cabeçalhos de e-mail e metadados. Em acidentes de trânsito, BRAT/BO, laudos e orçamentos.

Documentos financeiros e cálculos
Planilhas com memória de cálculo (valores pagos/indevidos, diferença salarial, índice de correção pretendido), extratos, orçamentos comparativos. Sempre que possível, junte 2 ou 3 orçamentos para dimensionar dano material.

Acesso à justiça e custas
Guia de custas iniciais (quando exigida), declaração de hipossuficiência e documentos de renda (contracheques, IRPF, extratos) quando for pleiteada justiça gratuita. Em ações trabalhistas pós-reforma, avalie necessidade conforme pedido e fase.

Organização do dossiê: como montar um caso pronto para peticionar

Uma boa arquitetura documental reduz incidentes e acelera deferimentos:

Capa do dossiê
Dados do cliente, contatos, resumo do caso em uma página, lista de documentos anexos, ordem sugerida de leitura.

Linha do tempo
Cronologia precisa (data/hora) com eventos e referências ao documento que prova cada fato.

Separadores e nomeação de arquivos
Arquivos em PDF/A, nomeados de forma autoexplicativa: 01_Procuração.pdf, 02_RG_CPF.pdf, 03_Comprovante_Residencia.pdf, 04_Contrato.pdf, 05_Emails_Protocolo.pdf, 06_NotasFiscais.pdf, 07_Laudo.pdf, 08_Calculos.pdf.

Declarações e autenticação
Declaração de autenticidade de cópias quando pertinente. Reúna assinaturas digitais padronizadas; confira legibilidade (300 dpi), sem cortes de borda.

Provas digitais: capturas, metadados e cadeia de custódia

Provas eletrônicas são cada vez mais aceitas, desde que confiáveis:

Capturas de tela
Faça prints que contemplem data, hora, URL e contexto. Evite recortes que possam sugerir manipulação. Se possível, exporte conversas em formato oficial do aplicativo.

E-mails
Baixe a mensagem completa com cabeçalhos (headers) para preservar trilha de envio. Guarde anexos originais.

Mensagens instantâneas
Exporte conversas em formato nativo (WhatsApp, Telegram), apresentando número do interlocutor, data/hora e, quando relevante, os metadados de mídia. Complemente com ata notarial quando a controvérsia recair sobre autenticidade.

Ata notarial
Instrumentaliza a existência e o conteúdo de páginas web, conversas e situações fáticas. Útil quando o réu pode apagar conteúdo ou alegar adulteração.

Registro do momento
Fotos e vídeos com dados de captura (EXIF), localização e sequência lógica fortalecem a narrativa (por exemplo, evolução de um dano no imóvel).

Tutelas de urgência: quais documentos tornam o pedido robusto

Pedidos de tutela de urgência exigem probabilidade do direito e perigo de dano:

Laudos e relatórios técnicos
Assinados por profissional habilitado, com CID quando envolver saúde, descrição do risco, prognóstico e relação causal.

Documentos que mostrem urgência
Negativa do plano de saúde com data, agenda cirúrgica cancelada, e-mails do hospital, prazo expirando para matrícula escolar, prazo decadencial correndo em benefício previdenciário.

Garantias e logística
Orçamentos de fornecedores, disponibilidade de vaga/leito, previsão de entrega de medicamento, endereços e contatos para cumprimento imediato.

LGPD e sigilo: cuidado com dados sensíveis

Proteja dados de saúde, biometria, crença, filiação e informações financeiras:

Minimização
Anexe apenas o necessário. Quando possível, oculte dados excessivos (máscara em CPF, endereços de terceiros).

Sigilo processual
Peça segredo de justiça para matérias que envolvam intimidade, menores, saúde, família, segredos industriais. Ao anexar prontuários, resuma trechos irrelevantes.

Compartilhamento seguro
Evite circular documentos sensíveis por e-mail sem criptografia. Prefira plataformas seguras ou protocolos de upload no portal do tribunal.

Documentos por área do Direito: checklists práticos

A seguir, um panorama setorizado. Use-o como checklist inicial e adapte aos usos do tribunal e à peculiaridade do caso.

Direito do consumidor
Essenciais: contrato/termo de adesão, nota fiscal, certificado de garantia, protocolos de atendimento, e-mails, prints do site/app, anúncio publicitário, fotos/vídeos do vício, orçamentos de reparo, laudo técnico.
Complementares: notificação extrajudicial com AR, histórico de manutenção, reclamação em ouvidoria.
Exemplo: ação por vício oculto em eletrodoméstico – juntar nota fiscal, comunicação dentro do prazo, laudo do técnico e orçamentos comparativos.

Direito de saúde (planos e SUS)
Essenciais: prescrição médica, relatório circunstanciado, exames, negativa do plano (por escrito ou protocolo), pedido médico com CID, orçamento de medicamento/OPME, prontuário ou resumo de alta.
Complementares: NIP na agência reguladora, boletins de atendimento, laudos multidisciplinares (home care), registros de recusa do hospital/operadora.
Exemplo: fornecimento de medicação oncológica – junte relatório médico, prescrição, negativa e orçamento de 1 a 3 ciclos.

Direito do trabalho
Essenciais: CTPS (todas as páginas relevantes), contracheques/holerites, cartões de ponto/espelho de jornada, TRCT, extratos FGTS, PPP, comunicações de advertência/suspensão, acordo/ACT/CCT.
Complementares: e-mails de cobrança de horas extras, planilhas de cálculos, comprovantes de diárias/ajudas de custo, CAT em acidente, PCMSO/PPRA para insalubridade.
Exemplo: horas extras – traga espelho de ponto, holerites, troca de mensagens sobre plantões, planilha com base, adicional e reflexos.

Direito previdenciário
Essenciais: CNIS, CTPS, carnês GPS, PPP e LTCAT para atividade especial, laudos médicos, exames, indeferimento administrativo, requerimento no INSS, alta ou perícia médica.
Complementares: prontuários, receitas, recibos de tratamento, laudos de reabilitação, documentos de dependentes.
Exemplo: aposentadoria especial – PPP, LTCAT, CTPS, CNIS e documentos de EPI/ruído.

Família e sucessões
Essenciais: certidão de casamento/nascimento, pacto antenupcial, comprovantes de renda, planilha de despesas dos filhos, documentos de bens (matrícula de imóvel, CRLV), certidão de óbito em inventário, testamento se houver.
Complementares: prints de conversas, e-mails, fotos, relatórios escolares, comprovantes de pensões pagas ou não pagas.
Exemplo: alimentos – planilha detalhada de gastos do menor, comprovantes, renda do alimentante, conversas sobre ajuda.

Direito imobiliário
Essenciais: matrícula atualizada do imóvel, contrato de compra e venda, escritura pública, financiamento, comprovantes de pagamento, laudos de vistoria, IPTU, fotos do vício.
Complementares: e-mails com a construtora, orçamentos de reparo, ART/RRT de perícia particular, convenção condominial.
Exemplo: vício construtivo – laudo técnico, fotos, orçamentos, atas de assembleia sobre infiltrações.

Empresarial e societário
Essenciais: contrato/estatuto social, atas, livros societários, acordos de sócios, demonstrações contábeis, contratos com clientes/fornecedores, títulos de crédito, notas fiscais.
Complementares: comunicações internas, políticas de compliance, auditorias.
Exemplo: dissolução parcial – contrato social, alterações, atas, balanços e fluxo de caixa.

Tributário
Essenciais: auto de infração, notificações fiscais, demonstrativos de débito, comprovantes de pagamento/compensação, planilhas fiscais, notas fiscais, escrituração.
Complementares: pareceres contábeis, perícias, decisões administrativas, regime de tributação.
Exemplo: anulatória de débito – notificação, defesa administrativa, provas do pagamento a maior, memória de cálculo.

Responsabilidade civil e trânsito
Essenciais: boletim/BRAT, fotos do local e danos, laudo mecânico, orçamentos, recibos, apólice do seguro, negativa da seguradora, prontuários médicos.
Complementares: depoimentos de testemunhas, geolocalização, registros de câmeras, perícia particular.
Exemplo: colisão – BRAT, fotos, orçamentos (3), recibos de táxi/Uber, prontuário de atendimento.

Propriedade intelectual e tecnologia
Essenciais: prova de anterioridade/criação (rascunhos, arquivos com metadados, registro público quando houver), contratos de cessão/licença, prints de violação, código-fonte relevante.
Complementares: ata notarial de página web, relatórios de acesso, logs.
Exemplo: violação de marca – certificado/depósito, comparativo de marcas, prints de uso indevido.

Tabela de checklist por área

Como obter segundas vias e documentos difíceis

Cartórios e certidões
Certidões de nascimento, casamento, óbito, propriedade, distribuições cíveis e criminais, protesto. Peça versões atualizadas e, quando necessário, com inteiro teor.

Órgãos públicos e portais
CNIS e extratos previdenciários, certidões fiscais (federal, estadual, municipal), antecedentes, TSE (quando relevante à capacidade eleitoral em determinadas ações), junta comercial.

Empresas e bancos
Extratos, contratos, gravações de atendimento. Requerimentos com base no direito de acesso do titular.

Hospitais e clínicas
Prontuários, relatórios e exames. Faça requerimento por escrito, com identificação do paciente e fundamento na condição de representante/advogado com procuração.

Escolas e universidades
Declarações de matrícula, boletins, relatórios de conduta e desempenho, úteis em guarda e alimentos.

Poderes específicos na procuração: quando são indispensáveis

Levantar valores
Inclua “receber e dar quitação”, “levantar alvará judicial” e “firmar recibo”.

Acordar, desistir e transigir
Para acordos e desistências, explicite “transigir, desistir, renunciar ao direito sobre que se funda a ação”.

Substabelecer
Permite nomear correspondente local sem reserva ou com reserva.

Compromisso/arbitragem
“Firmar compromisso” para convenções processuais e ajustes.

Documentos do réu: por que vale a pena tentar obtê-los antes

Contratos, aditivos, comprovantes de pagamento e mensagens do réu ajudam a formular pedidos específicos e antecipam defesas. Anexe aquilo que o cliente tiver e descreva, na inicial, o pedido de exibição do que estiver em poder do réu (cláusulas, relatórios, logs). Isso evita surpresa e dá base para tutela de evidência.

Autenticidade, reconhecimento de firma e notarização

Cópias simples
Em regra, aceitas, com declaração de autenticidade do advogado.

Reconhecimento de firma
Exigível em situações pontuais (por exemplo, substabelecimento físico com poderes de receber valores, ou em cartórios que pedem reforço de autenticidade). Se o tribunal exigir, informe na capa e providencie.

Assinatura digital
Prefira assinar procuração digitalmente quando o cliente puder, garantindo integridade e validade.

Ata notarial
Utilize quando a controvérsia recair sobre autenticidade de conteúdo digital, ou para consolidar prova efêmera (stories, anúncios, páginas).

Boas práticas de digitalização e formatação (processo eletrônico)

Legibilidade e integridade
Resolução de 300 dpi, sem sombras e cortes. Junte documentos completos (frente e verso, aditivos, anexos).

PDF/A e indexação
Converta para PDF/A, una documentos correlatos, indexe marcadores para facilitar a navegação do magistrado.

Tamanho e ordem
Limite de MB do tribunal respeitado. Ordem lógica: poderes, qualificação, prova do fato, prova do dano, cálculos, requerimentos administrativos.

Erros comuns que atrasam o processo e como evitá-los

Procuração sem poderes especiais
Rejeitada em levantamento ou acordo. Antecipe-se.

Documentos insuficientes do fato gerador
A inicial fica genérica e tutela é indeferida. Colete prova mínima robusta.

Arquivos ilegíveis ou incompletos
Causa determinação de emenda. Revise cada página.

Ausência de cronologia
Dificulta a compreensão do magistrado. A linha do tempo é decisiva.

Como transformar fatos em prova: a narrativa orientada a documentos

A boa petição não só narra: aponta a prova. Estruture cada fato com o documento correspondente indicado entre parênteses e numeração do anexo. Exemplo: “O autor notificou a ré em 14/05 (Anexo 07, AR nº 1234) e recebeu negativa em 16/05 (Anexo 08).” Assim, o juiz confere rapidamente a verossimilhança.

Roteiro de atendimento ao cliente para levantar todos os documentos

Briefing inicial
Dados pessoais, objetivo da ação, resultado mínimo aceitável, prazos fatais.

Questionário orientado
Perguntas que mapeiam documentos existentes: “Tem contrato? E-mails? Prints? Orçamentos? Pagamentos? Negativa escrita?”

Checklist entregue ao cliente
Lista clara por e-mail/WhatsApp com os itens e exemplos visuais do que é aceitável.

Follow-up estruturado
Prazo para devolução, lembretes e ajuda para obter segundas vias.

Casos especiais: cliente no exterior, incapaz, espólio e pessoa jurídica

Cliente no exterior
Procuração com reconhecimento de firma/apostila quando exigido, tradução juramentada de documentos estrangeiros, comprovante de endereço local e no Brasil quando relevante ao foro.

Incapaz/menor
Documentos do representante (RG/CPF), termo de tutela/curatela, certidão de nascimento, comprovantes de despesas do menor.

Espólio
Certidão de óbito, nomeação do inventariante, documentos dos herdeiros (quando necessário), relação e documentação dos bens.

Pessoa jurídica
Contrato/estatuto social, ata de eleição de administradores, CNPJ, prova de representação (procuração específica), documentos contábeis.

Integração com perícia: documentos que o assistente técnico precisa

Quesitos e assistente técnico
Defina desde a inicial; anexe orçamentos e relatórios técnicos. Em engenharia: ART/RRT; em medicina: CRM/CRM especialista e protocolos.

Materiais de referência
Fotos com escala, plantas, prontuários completos, logs de sistemas, backups.

Estratégia para justiça gratuita: documentos de capacidade econômica

Declaração de hipossuficiência
Assinada pelo cliente, com descrição sucinta da situação.

Comprovação de renda
Contracheques, extratos, declaração de IRPF (quando existir), carteira de trabalho. Para autônomos, extratos, notas fiscais, declaração simples.

Despesas essenciais
Comprovantes de aluguel, água, luz, escola, saúde, dependentes, para mostrar comprometimento da renda.

Quesitos de urgência: o que anexar para convencer em 24–48 horas

Além do laudo técnico e da negativa (quando houver), traga: orçamentos de fornecedores, calendário cirúrgico, declaração do profissional sobre a janela terapêutica, fotos/vídeos que demonstrem risco, e canais de contato do responsável pelo cumprimento (hospital, operadora, fornecedor). Se possível, traga minuta de ordem judicial com campos já preenchidos (endereço, CNPJ, prazos).

Modelos úteis de declarações e autorizações

Autorização para coleta de documentos
Permite que o advogado busque prontuários, contratos, gravações de atendimento.

Declaração de residência
Útil quando não há comprovante em nome do cliente.

Declaração de autenticidade de cópias
Facilita o protocolo de cópias simples.

Como lidar com documentos do réu ainda inacessíveis: exibição e tutela de evidência

Descreva, na inicial, os documentos específicos que o réu possui (por exemplo, gravações, logs, contrato padrão, políticas internas) e requeira exibição, sob pena de presunção de veracidade. Em certos casos, a tutela de evidência pode amparar pedidos independentemente de perigo de dano, quando o conjunto probatório já é robusto.

Fluxo final antes do protocolo: checklist de qualidade

1. Procuração com poderes adequados

2. Documentos pessoais e de representação

3. Comprovante de residência atualizado

4. Provas do fato e do dano numeradas

5. Memória de cálculo coerente com pedidos

6. Requerimento/negativa administrativa (quando cabível)

7. Declaração de hipossuficiência e comprovação (se necessário)

8. Arquivos legíveis e em PDF/A, com índice

9. Pedido de sigilo (se houver dados sensíveis)

10. Cronologia e correlação fato–prova na petição

Perguntas e respostas

Preciso autenticar todas as cópias em cartório?
Via de regra, não. Cópias simples acompanhadas de declaração de autenticidade do advogado são aceitas. Autenticação pode ser exigida em situações específicas ou por determinação judicial.

Sem comprovante de residência no meu nome, posso ajuizar?
Sim. Use declaração de residência acompanhada de comprovante do titular do imóvel, contrato de locação, correspondência oficial ou declaração do síndico. O importante é vincular o autor ao foro.

Prints de WhatsApp valem como prova?
Valem, especialmente se exportados do aplicativo com identificação dos interlocutores e horários. Para maior robustez, utilize ata notarial quando a controvérsia for a autenticidade.

Para pedir tutela de urgência, quais documentos são essenciais?
Laudo/relatório técnico que evidencie o direito e o risco de dano, negativa administrativa (se houver), orçamentos e elementos logísticos que permitam cumprimento imediato (contatos do responsável, endereços, disponibilidade).

Posso entrar com ação sem ter o contrato, só com e-mails?
Sim, é possível, se os e-mails comprovarem a relação jurídica e as obrigações assumidas. Requeira também a exibição do contrato pelo réu. Quanto mais elementos houver, melhor.

Como comprovo danos materiais?
Com notas fiscais, recibos, extratos bancários e orçamentos comparativos. Evite apenas “prints de preços” sem identificação do fornecedor e data.

O juiz pode negar justiça gratuita se eu só apresentar a declaração?
Pode, se houver indícios de capacidade econômica. É recomendável anexar documentos de renda e despesas essenciais para robustecer o pedido.

Prontuário médico é obrigatório em ações de saúde?
Não é obrigatório em todos os casos, mas é altamente recomendado. Ao menos traga relatório médico detalhado, prescrição e exames; o prontuário fortalece a prova.

Meu cliente está no exterior. A procuração precisa de apostila?
Depende da origem e dos requisitos de reconhecimento entre países. Em muitos casos, exige-se apostilamento e, se o documento estiver em língua estrangeira, tradução juramentada.

Em ação trabalhista, quais documentos não podem faltar?
CTPS, contracheques, controle de ponto e TRCT. Para adicionais (insalubridade/periculosidade), PPP e documentos de saúde e segurança. Para horas extras, planilha de cálculo e elementos que demonstrem labor além da jornada.

Quanto tempo devo guardar os documentos?
Conserve, no mínimo, até o trânsito em julgado e cumprimento da sentença. Para ações com obrigações continuadas ou execução de longo prazo, guarde cópias digitais seguras por período superior, conforme o risco.

Como organizar as provas digitais para não perder credibilidade?
Mantenha arquivos originais, preserve metadados, documente a coleta (data, hora, método), evite edições e converta para PDF apenas para o protocolo, guardando o original em mídia segura.

Conclusão

Entrar com uma ação sólida começa fora do processo: na coleta, curadoria e organização dos documentos. O núcleo mínimo — procuração, identificação, comprovante de residência e provas do fato e do dano — transforma-se em estratégia vencedora quando você adiciona cronologia clara, memória de cálculo e elementos específicos da área (saúde, trabalho, previdência, consumo, família, imobiliário, empresarial, tributário). Provas digitais confiáveis, atenção à LGPD e aos pedidos de sigilo, e a preparação de um dossiê limpo e navegável elevam a chance de deferimentos, inclusive de tutelas de urgência. Ao final, o objetivo é simples: permitir que o magistrado encontre, com rapidez, a verossimilhança, a urgência e a liquidez do que você pede. Com método, checklists e uma cultura de documentação, o advogado sai do improviso e passa a protocolar petições que já nascem prontas para decidir.