Amarildo de Brito Sombra – Graduado em Administração pela UERR (2017). Graduado em História pela UFRR (2016). Acadêmico do Curso de Especialização em Gestão Pública pela Universidade Estadual de Roraima (2019). Técnico Judiciário – TJRR. (e-mail: [email protected])
Laiana Pereira dos Santos (orientadora) – Mestre em História Social pela Universidade Federal do Amazonas (2016). Professora do Curso de Especialização em Gestão Pública pela Universidade Estadual de Roraima (2020). (e-mail: [email protected])
Resumo: Em 2011 o Conselho Nacional de Justiça implantou o Programa Nacional de Gestão Documental do Poder Judiciário, desse modo quais ações o Tribunal de Justiça de Roraima adotou nesse cenário de política de resguardo de documentos? Partindo dessa indagação a presente pesquisa tem por objetivo apresentar as ações do sistema de arquivo do Tribunal de Justiça de Roraima baseado na política de Gestão Documental e a sua importância para a sociedade no resguardo documental que possuem valor histórico e cultural da sociedade roraimense.
Palavra-chave: Arquivo. Gestão Documental. Poder Judiciário de Roraima.
Abstract: In 2011, the National Council of Justice implemented the National Program of Documentary Management of the Judiciary, so what actions has the Roraima Court of Justice adopted in this scenario of document protection policy? Based on this question this research aims to presente the actions of the Roraima Court of Justice archiving system based on the Document Management policy and its importance to society in the documentary protection that have historical and cultural value of Roraima society.
Keywords: Archive. Document management. Roraima Judiciary.
Sumário: Introdução. 1. A Gestão Documental e o resguardo do valor histórico. 2. Gestão de Documentos. 3. A importância dos arquivos do Poder Judiciário. 4. Arquivo do Poder Judiciário Roraimense. Considerações Finais. Referências.
Introdução
Desde os tempos mais longínquos o homem produz documentos escritos e o modo de preservar essas fontes, essas memórias e histórias tem sido pauta fundamental dentro das instituições públicas brasileiras. Cientificamente, cabe a Arquivologia o estudo específico em termos de funções de arquivos, princípios e técnicas. Esta ciência dialoga com a ciência da informação, pois a política de preservação visa exatamente resguardar informações em diferentes espaços de tempos.
Ao profissional da Arquivologia cabe gerenciar, administrar, utilizando técnicas, normas, princípios e procedimentos na produção, organização, destinação, preservação e recuperação. Todo esse processo atenderá uma demanda da população, da própria história da instituição, do meio científico, enfim de quem dela necessitar. No entanto, todo esse processo para atender uma demanda necessita de uma política de gestão documental eficiente com profissionais preparados dentro da instituição. Em 2011, o Conselho Nacional de Justiça implantou o Programa Nacional de Gestão Documental do Poder Judiciário, desse modo quais ações o Tribunal de Justiça de Roraima adotou nesse cenário de política de resguardo de documentos?
Sendo assim este trabalho intitulado GESTÃO DOCUMENTAL E O ARQUIVO DO PODER JUDICIÁRIO DE RORAIMA, tem como objetivo geral apresentar as ações de política de gestão documental que o Poder Judiciário tem desempenhado em face dos arquivos nos Fóruns Ministro Evandro Lins e Advogado Sobral Pinto. Como objetivos específicos foi necessário: apresentar brevemente o que é a gestão documental e sua relação com o valor histórico; ressaltar a importância dos arquivos do Poder Judiciário; e descrever a política de gestão documental do arquivo do poder judiciário roraimense.
Metodologicamente, este trabalho é descritivo possui caráter bibliográfico e documental, cuja natureza é qualitativa. Quanto aos procedimentos adotados para o tratamento dos dados coletados foram: histórico, qualitativo e descritivo. Como referenciais teóricos foram utilizados Calderon (2011), Bueno (2014), Burke (2003), Schimdt (2012), Schellenberg (2007), Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (2005), etc. Estruturalmente, o presente artigo está dividido em Resumo, Abstract, Introdução, A gestão documental e o resguardo do valor histórico, A importância dos arquivos do Poder Judiciário, Arquivo do Poder Judiciário Roraimense, Considerações Finais e Referências.
Ao apresentar as ações da política de gestão documental do Arquivo do Poder Judiciário Roraimense espera-se com a escrita deste trabalho que haja reflexão em termos de boas praticas gerenciais em termos de arquivos judiciais, garantindo o acesso à informação por meio de uma prática eficiente.
- A Gestão Documental e o resguardo do valor histórico
O Conceito de gestão de documentos possui como referência os Estados Unidos, sob a denominação de “records management”, os procedimentos técnicos na tratativa dos documentos correntes e intermediários foram sistematizados visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Para Calderon (2011) Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que garanta o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativa, bem como à preservação do patrimônio e o objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo (BUENO, 2014).
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, o chamado Patua. Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam produção, utilização e destinação A necessidade de registrar as informações decorrentes da experiência humana, em sua imensa diversidade, tem produzido um grande número de registros que a testemunham e indicam os caminhos trilhados, possibilitando o seu conhecimento e reavaliação. É preciso não repetir os mesmos erros e atingir novos patamares no sentido de encontrar alternativas/soluções para problemas que se apresentam como novos ou transmudados (CALDERON, 2011).
Ao reunir diferentes estudos que descrevem a periodização histórica do surgimento dos arquivos, observa que na literatura arquivística não há consenso a esse respeito. Há quem considere que os arquivos surgiram no período pré-histórico, quando as pessoas registravam informações nas paredes das cavernas e grutas; outros afirmam que seu surgimento está diretamente relacionado ao aparecimento da escrita e, consequentemente, consideram que os arquivos surgiram na civilização do Médio Oriente, há seis mil anos (CALDERON, 2011).
Schimdt (2012) define a história dos arquivos como o processo de desenvolvimento do campo dos arquivos anteriores ao estabelecimento oficial do arquivo enquanto instituição, indo desde as necessidades sentidas pelo homem em produzir e manter documentos até a concepção de arquivo como um ramo especializado do serviço público, ou seja, o arquivo como instituição com funções e serviços específicos, inaugurado a partir da Revolução Francesa (1789). Compreende os períodos que a historiografia tradicional nomeia de Antiguidade, Idade Média e Época Moderna.
Schellenberg (2007) refere que provavelmente a origem dos arquivos como instituição, remonta às civilizações antigas. Trata-se de registros das ações reais, eclesiásticas, jurídicas e de toda vida pública e privada dos povos antigos, feitos inicialmente em tábuas de argila, e depois, na forma dos rolos de papiro. Esses, depois de devidamente identificados eram colocados em casulos feitos de tijolos, em locais de acesso restrito (templos e palácios) para sua conservação. Esses registros constituem-se no que é designado como documentos, ou seja, um conjunto de informações registradas em um suporte. Para que esses cumpram sua função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, entre outras, é necessário que estejam organizados, sejam preservados e acessíveis (SCHELLENBERG, 2007).
A história da evolução dos arquivos, segundo Bautier apud Cruz Mundet (1994) e Romero Tallafigo (1994) é dividida em quatro períodos, a saber: a época dos arquivos de palácio, que corresponde em termos gerais à Antiguidade; a época dos cartórios, abarcando os séculos XII a XVI; a época dos arquivos como arsenal de autoridade, que se estende por todo o Antigo Regime, desde o século XVI ao século XIX; e a época dos arquivos como laboratório da história, desde o início do século XIX até meados do século XX.
Vale destacar que a Bíblia registra no livro de Esdras 6:1, escrito entre 456 e 444 antes de Cristo, que “o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos”. No Egito, na Grécia e em Roma, na Antiguidade, já se respeitava a procedência do documento que sustenta a formação dos chamados “fundos arquivísticos”, um dos princípios fundamentais da arquivística, até os dias de hoje (BAUTIER apud CRUZ MUNDET,1994) (TALLAFIGO, 1994).
Os arquivos do início da Idade Moderna trouxeram em si a influência daqueles que se formaram durante o declínio das civilizações desenvolvidas na Antiguidade e na Idade Média, sendo dotados de uma visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso restrito do governo. “Essa concepção dos arquivos prevaleceu até o final do século XVIII”, como relata Côrtes (1996, p.17). A partir do século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas e, à frente desses, fez-se necessária a presença de profissionais preparados a responder às expectativas e necessidades dos usuários que buscam informações para a elaboração de seus trabalhos.
Nos arquivos, o conteúdo informacional dos documentos diz respeito às atividades dos respectivos produtores, mas, como em qualquer outra instituição, a preocupação com a organização e disponibilização das informações é a tônica que prevalece. Os arquivos ainda do século XX cumpriam com a finalidade, eminentemente prática e administrativa, de servir ao governo e garantir o seu poder. A recuperação dos documentos tinha com base seu arranjo físico, o qual era feito primeiramente por assunto e depois por ano. Com a invasão dos povos bárbaros a Europa ocidental e decadência da vigência do direito romano as provas documentais escritas passam a ser pouco valorizadas. A lei germânica dava maior ênfase aos testemunhos orais em detrimento as provas documentais.
De acordo com Reis (2006), durante a Idade Média a Igreja ficou a frente da gestão de documentos. Além disso, aos arquivos eclesiásticos cabia a função de guardar e gerir os títulos de propriedade, tanto da Igreja como de qualquer outra instituição pública e particular. No entender de Vivas Moreno (2004) esse período da Arquivologia pode ser caracterizado como ausente de teorias científicas, ou ainda não reconhecidas como tal. Contudo, durante os últimos séculos da Idade Média, considerado um período de transição para o Renascimento, com o redescobrimento do Direito Romano no Século XII, os arquivos começam a recuperar sua importância. Percebe-se um renascimento das provas documentais, “pois a monarquia precisava defender seu poder e, para isso, os documentos serviam para comprovar suas propriedades e bens” (ALBUQUERQUE; SOUTO, 2013, p. 20).
Segundo Burke (2003), a coleta de informações se tornou uma atividade regular, metódica e organizada e passou a se constituir em uma atividade comum dos governos europeus durante a Idade Média. “É também nesse período que surgem as novas tipologias documentais e o alargamento do tipo de documentos a conservar, tais como, os documentos financeiros, históricos, etc”. (REIS, 2006, p. 8). Tal fato marca o início de uma nova era na administração de arquivos. Os arquivos passam a ter novos valores, usos e uma função mais evidente, como referem Albuquerque e Souto (2013), o cuidado com essa documentação pode ser caracterizado pelo fato dessas instituições nomearem funcionários especializados (arquivistas) que seguem normas e tem a função exclusiva de organizar e principalmente manter a autenticidade dessas documentações (RIBEIRO, 2011; REIS, 2006).
Entre os séculos XI – XVII percebe-se um significativo aumento do número de depósitos documentais (em número, em extensão e em diversidade de acervo) e também a centralização dos documentos oriundos dos distintos órgãos do governo em prédios de arquivo. Como consequência começa a surgir uma literatura arquivística que tem como foco os aspectos jurídicos dos arquivos. Foram elaborados diversos tratados e manuais com instruções e regras de preservação e conservação física dos materiais, com estratégias para descrição formal das peças e documentos, incluindo aspectos sobre sua legitimidade, procedência e características. Nesse contexto Silva (1999 apud COSTA, 2007, p. 26) menciona que,
“Apesar do crescimento desses depósitos, somente […] com a ruptura dos sistemas político e burocrático e com o advento de novas preocupações sociais é que, efetivamente, surgirá uma teorização arquivística e os fundamentos necessários para a consolidação de uma disciplina autônoma e a afirmação dos arquivos como sistemas de informação”.
Bellotto (2002, p. 14) descreve o início da Idade Contemporânea, em 1789, com a Revolução Francesa, como uma baliza na história dos arquivos. Isto porque, todos os documentos oficiais que se encontravam dispersos, foram reunidos em um único depósito, em Paris, que recebeu a denominação de Arquivo Nacional. E apesar desses documentos passarem a ser disponibilizados aos cidadãos, continuava servindo apenas “como instrumentos de informação administrativa e como arsenal de testemunhos das relações Estado-cidadão. […] Este período fica, pois conhecido como a época dos Arquivos de Estado”.
Com o início da utilização dos arquivos com finalidades acadêmicas e culturais, em face do desenvolvimento científico que marcou a segunda metade do século XVIII, a classificação e descrição arquivística passam por grandes modificações. É a partir deste momento que também se iniciam as pesquisas arquivísticas de caráter histórico (BELLOTTO, 2002).
Hilary Jenkinson em 1922 (SCHELLENBERG, 2007) conceituou arquivo como: Documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação. Schellenberg (2007) na sua monumental obra “Arquivos Modernos: princípios e técnicas” definiu “arquivos” como os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
O dicionário brasileiro de terminologia arquivística (2005, p.27) definiu arquivo como “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte”, além desta conceituação o dicionário listou mais três definições para o termo arquivo: Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos; Instalações onde funcionam arquivos; Móvel destinado à guarda de documentos.
Legalmente no Brasil arquivo foi definido em 1991 na lei nº. 8.159 que versa sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados: art.2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer seja o suporte de informação ou a natureza dos documentos.
A conceituação dada pelo legislador contempla a pluralidade do termo. O termo arquivo foi posto no plural dando amplidão ao sentido da palavra, desta forma pode se arquivo corrente, intermediário ou permanente. A Multiplicidade também se refletiu nas diversas origens dos suportes que contenha a informação. De acordo com Paes (1997, p. 16): “Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.
- Gestão de Documentos
Conforme Calderon (2011), o termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que, mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão.
A gestão de documentos originou-se na impossibilidade de se lidar, de acordo com “moldes tradicionais”, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e canadenses (Fonseca, 1998). Assim, a partir das soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação de documentos (FONSECA, 1998). Destacam-se, então, as principais atividades e funções dessas etapas:
“Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivística” (FONSECA, 1998, p.38).
No Brasil, a gestão de documentos se institucionalizou com a aprovação da Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. A mencionada lei, em seu artigo 3º, define gestão documental como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Brasil, 1991).
Conforme a UNESCO, na prática, a gestão de documentos pode representar o desenvolvimento das seguintes tarefas: estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e qualidade de sua informação; normalização de documentos para simplificação de etapas administrativas, inclusive as repetitivas, e de formulários para remessa e estatísticas (investigação, empréstimos); informatização de processos de tramitação documental; coordenação e colaboração entre organismos produtores e arquivo; regulamentação das transferências que possibilitam a reclamação dos produtores em caso de não se fazerem as remessas nos prazos estabelecidos; estudo da classificação em cada caso, materializada na adoção de um quadro, resultado de um organograma estabelecido; eleição da ordenação mais adequada, segundo as séries, nas organizações e em áreas de uma informação mais efetiva e rápida; estudo dos descartes e suas listas, com o consequente estabelecimento de acordos para evitar a remessa de séries descartáveis aos arquivos centrais; incorporação de fundos e manutenção da informação atualizada; preparação de informações mediante a solicitação para o estudo de qualquer tema ou preparar qualquer projeto; elaboração de índices e de tesauros; planejamento para informatização (HERRERA, 1993)
Essas tarefas tiveram um impacto no perfil das instituições arquivísticas, principalmente na administração pública, na medida em que não mais se limitavam a receber, preservar e dar acesso aos documentos produzidos pelo estado, mas, antes, assumem a liderança na execução das políticas públicas relacionadas à gestão de documentos (FONSECA, 1998). Celina Franco (1984) destaca o protagonismo que os documentos correntes e intermediários passaram a exercer: os documentos de arquivos correntes e intermediários são considerados tão importantes como os documentos de valor histórico ou permanente. É o surgimento do modelo sistêmico de organização de arquivos, no qual o documento público é controlado desde a sua produção, denominado pelos norte-americanos de records management, ou seja, a gerência de documentos com a participação do arquivo público de âmbito nacional.
O surgimento da gestão de documentos foi uma resposta ao aumento do fluxo informacional, principalmente após a II Guerra Mundial, acarretando um volume imensurável de novos documentos, assim observou Schellenberg (2007, p. 55):
“O aumento da população, por sua vez, provocou a expansão das atividades do governo, e essa expansão afetou a produção de documentos. Uma vez que se aplicaram métodos tecnológicos modernos no preparo de documentos, o volume destes, nas últimas décadas, atingiu um índice de progressão antes geométrica que aritmética”.
Rondinelli (2005) situa o surgimento da gestão documental como um marco histórico para a Arquivologia. A autora expõe que, para a Arquivologia, a criação do conceito de gestão documental se equipara a três outros marcos históricos: criação do Arquivo Nacional da França; fundação da École des Chartesno mesmo país, que fortaleceu o vínculo da Arquivologia como ciência auxiliar da histórica e o surgimento do Princípio da Proveniência em 1841.
O aumento da massa informacional, conforme exposto por Rondinelli, a partir da segunda metade do século XX, fez com que as organizações criassem métodos de controle sobre a produção documental, a fim de aumentar a eficácia no tratamento das informações, garantindo suporte para as decisões político-administrativas. Com isso, “buscaram-se novas soluções para gerenciar os documentos acumulados” (PAES, 2005, p.53).
Tais soluções não partiram das práticas arquivísticas: “Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas, em que pese as consequências extremamente inovadoras que trouxeram para arquivologia” (JARDIM, 1995, p.2). Desta forma, os princípios da gestão de documentos surgiram a partir da aplicação dos métodos da administração científica. Observa-se, nesse novo cenário, que a eficiência passou a ser crucial para as administrações modernas, na qual a “informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com menor custo possível” (JARDIM,2005, p.2).
Segundo Rondinelli (2005) os princípios da gestão documental restauraram uma velha concepção de arquivos: “[…] o conceito de gestão de documentos restaura e dinamiza a concepção dos arquivos como instrumentos facilitadores da administração, que vigorou até o século XIX” (RONDINELLI, 2005, p. 42), quando, como já vimos, por influência de uma visão dos arquivos apenas como guardiães do passado eles passaram a desempenhar funções de apoio à pesquisa histórica. No mesmo contexto histórico na América do Norte, meados do século XX é formulado o conceito de ciclo de vida dos documentos ou teoria das três idades. Paes (2005) afirma que, antes, predominavam somente duas idades: a administrativa e a histórica. A teoria divide os arquivos em três fases: corrente, intermediária e permanente, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.
Em meados da década de 90, surge, no Canadá, uma nova abordagem sobre os arquivos. Esta abordagem refere-se à visão integrada dos arquivos, desenvolvida pelos canadenses Couture e Rousseau (1998). Neste caso, o arquivo é visualizado como um todo, e os limites entre as idades são muito tênues: “Evitemos dividir o ciclo de vida de um documento em três períodos distintos e sem ligação” (COUTURE; ROUSEEAU, 1998, p.117). Vale ressaltar que o ponto de discussão de Couture e Rousseau (1998, p.123) é a tendência de sobreposição dos valores primários e secundários, em face da teoria das três idades. Eles afirmam que essa maneira simplificada de tratar os documentos, qual seja, de considerar que os arquivos permanentes só se mantenham pelo seu valor histórico, e não pela necessidade de pesquisa do produtor do documento, reduz a possibilidade de uso dos documentos.
Assim assinalam: “[…] não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica, uma vez que se prova que os documentos conservados por essa razão são utilizados para toda a espécie de fins e que a necessidade puramente histórica é apenas uma entre outras” (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p.123). Jardim (1985, p.1) menciona: “a gestão cobre o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária”. Diante disto, a implementação de um programa de Gestão de Documentos propicia o gerenciamento de toda a vida informacional de uma instituição. Em sentido mais amplo, a adoção de um programa de Gestão de Documentos assegura o direito de acesso às informações:
“[…] gerir documentos em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequada dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos” (INDOLFO, 1995, p.7).
A aplicabilidade da Gestão de Documentos ocorre através dos seus instrumentos, principalmente da tabela de temporalidade e do Plano de Classificação, que servem, dentre outras funções, para a tomada de decisões, recuperação da informação e preservação da memória institucional. A Tabela de Temporalidade é um “registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente” (INDOLFO, 1995, p. 24). Ela determina os prazos de guarda documental na fase corrente, estabelecendo critérios de transferência para a fase intermediária, ou a sua destinação final: recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação. No que tange à classificação, Paes (2003) explica:
“A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo. Outro fator que contribui substancialmente para uma correta classificação é a maneira pela qual o documento será solicitado” (PAES, 2003, p. 97).
No tocante à aplicabilidade de gestão documental, observam-se quatro níveis de aplicação de um programa de Gestão de Documentos. Segundo a UNESCO, esses níveis são denominados: mínimo, que engloba programas de retenção e eliminação de documentos, estabelecendo métodos adequados de recolhimento dos documentos de valor permanente; mínimo ampliado, englobando as atividades do nível mínimo, contando com um ou mais centros de arquivamento intermediário; nível intermediário, que complementa os dois primeiros, contando ainda com programas básicos de elaboração de formulários e correspondência e com a implantação de sistema de arquivos; e o nível máximo, que compreende a CONARQ.
Indolfo (1995, p. 15) afirma que a gestão de documentos possui três fases fundamentais:
“Primeira fase: produção: ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase o objetivo é controle da produção de documentos garantido uma melhor gestão dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários. Segunda fase: Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite. A fase de utilização de documentos engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários nela também que são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da informação. Terceira fase: Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos […]”.
Segundo Schellenberg (2007) o ponto central para que tenhamos uma gestão de documentos eficiente é dispensa atenção a eles desde sua criação:
“Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados” (SCHELLENBERG, 2007, p. 68).
Segundo a legislação americana a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária (Jardim, 1987).
- A importância dos arquivos do Poder Judiciário
Os acervos arquivísticos do Poder Judiciário, cuja importância torna-se cada vez mais latente, estão demandando novas perspectivas de ação. São documentos de expressivo interesse histórico e social, pois relatam episódios significativos da trajetória de nossas sociedades, não apenas daqueles sujeitos que sempre estiveram em cena, mas principalmente dos que até há pouco eram menosprezados como objeto de pesquisa.
Essas modificações estruturais, tanto no que diz respeito aos procedimentos historiográficos, como daqueles que demonstram novas concepções de organização documental, precisam passar a ser observadas com mais atenção na concepção das ferramentas que devem promover os documentos do Poder Judiciário. A dimensão desse acervo, para além de seu uso jurídico-administrativo, precisa ser uma meta a ser aprimorada pelos gestores desse patrimônio. A documentação originada das demandas judiciais, que ao longo dos anos estiveram restritas a poucas análises, tem sido demandadas com significativa amplitude, nos tempos mais recentes. Além disso, a própria configuração social do Judiciário vem sendo objeto de alterações importantes, em função do crescimento de seu protagonismo como poder de Estado. E esta mudança de perfil vai se refletir em seus documentos judiciais.
Por força dessas circunstâncias, é necessário que o Judiciário compreenda o expressivo significado social de suas ações, que transbordam suas questões específicas, decorrentes de suas atividades cotidianas. Os documentos judiciais precisam ter a relevância de patrimônio social, o que significa incorporar, na análise desses documentos, outras lógicas de avaliação, organização e acesso, permitindo à sociedade, de modo geral, sua ampla vinculação. O Judiciário brasileiro está se modificando. A chegada de novos magistrados, com outra visão de sua atividade, junto com a transformação da sociedade brasileira como um todo, na esteira da consolidação de nosso sistema democrático, exige maior diálogo da Justiça com os diferentes grupos sociais. De um poder de Estado, o Judiciário deve se aceitar como um poder que emana do povo, pois é nessa condição que se configura sua existência. E a história desse povo está contida em seus arquivos, portanto nada mais justo que buscar manter essa história para as próximas gerações.
Chalhoub (2005) afirma que o interesse dos historiadores pelos arquivos judiciais ocorre a partir das décadas de 1960 e 1970 do século XX, em um contexto de surgimento de novos sujeitos sociais, como o movimento feminista, o movimento negro, o movimento homossexual e outros sujeitos coletivos, que levaram a história brasileira a ser contada a partir de perspectivas diferentes das tradicionalmente utilizadas. A partir de congressos internacionais e de relatos do uso de processos judiciais, historiadores passaram a buscar nos arquivos brasileiros informações sobre a cultura de outros tempos.
Considerando que a resolução de conflitos presentes em processos judiciais revelam questões sociais e culturais de uma época e informações de densidade humana, acredita-se que esses documentos devem ser utilizados em prol da história. Além disso, os usos revelam a necessidade de preservação do patrimônio documental existente nos arquivos judiciais, por meio do tratamento e da gestão arquivística dos acervos. Os arquivos públicos e privados guardam fontes para a memória da sociedade. Nas palavras de Duarte (2005, p. 49), “o arquivo é a memória e esta, por sua vez, tem potencialidade para informar e alterar a realidade presente”.
Segundo Boaventura Santos (2005, p. 5), “Os tribunais são um dos pilares do Estado Constitucional moderno, um órgão de soberania de par com o Poder Legislativo e o Poder Executivo”. O Judiciário sempre foi entendido como tendo uma condição mais técnica, no sentido de que não pode ser ocupado por “qualquer cidadão” – como no caso do Executivo e do Legislativo – pois seu espaço seria o domínio de operadores afeitos a um conhecimento específico, cuja capacitação decorre de uma preparação especial, via ensino superior. É um poder que, no Brasil, não permite à população escolher seus membros dirigentes através do voto, sendo estes definidos por mecanismos internos, seja para ocupar seus principais cargos, seja para a Presidência dos órgãos que o compõem.
Nesse contexto do poder judiciário há o valor dos processos judiciais que historicamente resguardam memórias e histórias e em função desse movimento teórico-procedimental, que fez transcender o valor do documento, de um registro específico para o alcance mais abrangente de quaisquer registros escritos, também os procedimentos de gestão documental tiveram que se adaptar, deixando de identificar os documentos importantes – em função da sua dimensão administrativa – para sua condição como registro social. Tais reflexões também devem ser consideradas quando se pensa a gestão documental no âmbito do Poder Judiciário, pois sua gigantesca produção documental exige uma administração e um processamento qualificados (BELLOTTO, 2004), visando sua melhor organização, sob pena de inviabilizar qualquer tarefa que se pretenda efetuar com estes documentos.
De modo geral, um processo recebe os documentos para estabelecer os seguintes encaminhamentos: o relato do dano (petição inicial), a manifestação da parte que está sendo acusada, as provas da argumentação de ambas e a decisão judicial. Em termos bastante simples, é essa estrutura que vai produzir o resultado final. Posto dessa forma pode parecer que tais dossiês não possuem nenhum outro valor que não aquele para o qual se prestam neste contexto, resumindo-se a um conjunto de registros cuja única perspectiva é encaminhar o problema, permitindo ao magistrado compreender o fato e deliberar sobre eles, emitindo uma sentença que resolva o litígio.
A definição dos critérios norteadores da destinação final dos documentos não é um dos temas melhor desenvolvidos sob a perspectiva teórica na literatura da área arquivística. Em função disso, é fundamental compreender que a tabela de temporalidade, instrumento de excelência do fazer arquivístico precisa ser elaborada de modo criterioso, considerando-se todas as variáveis possíveis, pois é através dos procedimentos nela registrados que o arquivista vai conduzir as ações de gestão documental. Nesse sentido, apesar (e por causa) de seu caráter técnico, a elaboração da tabela de temporalidade deve levar em conta as reflexões e discussões mais atuais referentes ao valor histórico dos acervos. Ao que diz respeito ao processo judicial, essa compreensão precisa avançar em dois sentidos bastante importantes. O primeiro diz respeito à necessidade de compreender que a documentação armazenada sob a configuração do processo é constituída, na verdade, por documentos diversos, todos portadores de qualidades informacionais diferenciadas, cuja variedade precisa ser discutida na avaliação. Não é possível julgar da mesma forma um documento que registra o andamento do feito (um ofício, por exemplo), cujo objetivo é dar ciência do local em que se encontra o referido processo, com uma petição inicial, ou a manifestação da outra parte, ou então comparar com provas documentais, cuja relevância, em termos da citada qualidade informacional, é absolutamente diversa.
Outro aspecto, também crucial, diz respeito à compreensão da avaliação e identificação do conteúdo histórico de um processo (MIRANDA, 2011). Como vimos anteriormente, já vão longe os tempos em que se entendia a história como o resultado dos feitos dos grandes vultos, ou então relacionada a episódios significativos – como as grandes batalhas ou momentos cívicos relevantes – sempre do ponto de vista de uma parcela da sociedade. Não que tais aspectos não sejam relevantes, mas eles não podem ser os únicos elementos a serem considerados quando se elabora uma tabela de temporalidade. Isso não significa que a avaliação dos processos judiciais, cujo número chega aos milhões, deva ser executada tomando-se um por um desses autos. Tal procedimento tornaria inviável qualquer atividade nos arquivos judiciais. Não pode ser feita, porém, por seu extremo, através de um registro numérico que indique campos tão resumidos quanto a classe e o assunto do processo, pois tal metodologia impede uma identificação apropriada dos documentos, no sentido proposto pelo princípio da informação qualificada.
Portanto, a atual expansão do uso da informática na administração de conjuntos documentais oriundos do Judiciário deve considerar outras variáveis, como, por exemplo, a quantidade de documentos reunidos no processo, a existência de outros suportes, o conteúdo evidenciado nos feitos, ou mesmo a condição do texto produzido como argumentação. Estes itens são meramente exemplificativos, sendo que o mais importante é a participação ativa da equipe na formulação de critérios de avaliação – a Comissão citada acima, que deve, insistimos, prezar pela interdisciplinaridade e pela qualificação de seus membros – para definir, com maior rigor possível, o valor intrínseco dessa documentação. Bellotto (2006) explica que os arquivos permanentes não são constituídos de documentos preciosos recolhidos em diferentes locais para o uso de pesquisadores, mas de documentos que já cumpriram as finalidades administrativas que os geraram, e atingem a possibilidade de utilização para a pesquisa histórica, como testemunhos de fatos. Além disso, nem todos os documentos produzidos administrativamente podem ser preservados para a pesquisa histórica, exigindo critérios bem fundamentados para a realização da avaliação.
A demanda sobre o Judiciário cresceu muito em todo o país, durante as décadas de 1980 e 1990, em função da abertura política, da democratização institucional ocorrida a partir da Constituição de 1988, da difusão da advocacia, da melhoria dos índices de desenvolvimento humano, além da busca de aproximação da Justiça ao cidadão comum. Essa democratização do acesso ao Poder Judiciário representou também um aumento no número de novos processos que tramitaram na Justiça (HISTÓRIA DO PODER JUDICIÁRIO NO RIO GRANDE DO SUL, 2003).
Camargo (2003) procura explicar o interesse dos historiadores pela documentação do Poder Judiciário afirmando que a Justiça possui uma amplitude de poder de intervenção na ordem social, capaz de espelhar, indiretamente, muitas características dessa sociedade, gerando interesse pelos documentos. Além disso, segundo ela, os documentos de arquivo possuem características peculiares, no sentido de que são criados em função das necessidades de uma instituição, para comprovar e fundamentar seus atos. Essa naturalidade de criação e a função probatória dos documentos de arquivo permitem que os mesmos tenham grande relevância para os historiadores. Tais fontes documentais, foram abordadas nos arquivos judiciais do estado do Rio Grande do Sul, onde existe um tratamento de valorização histórica documental das fontes judiciais recentes.
- Arquivo do Poder Judiciário Roraimense
O Poder Judiciário de Roraima por meio da Resolução Nº 05/2014 institui sua Política de Gestão Documental definindo assim suas ações em conformidade com o plano nacional. Desse modo o Judiciário roraimense compreende a Gestão Documental como
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle e coordenação de pessoas, espaço físico, equipamentos e sistemas de informação que possibilitem racionalizar e agilizar o ciclo documental” (RESOLUÇÃO Nº 05/2014 TJ/RR).
Além do entendimento a respeito da gestão documental o poder judiciário de Roraima reconhece também os arquivos correntes, intermediário, permanente, atividade-fim, atividade-meio, respeitando a tabela de temporalidade de documentos unificada da Justiça Estadual assim como a destinação de documentos. Na referida resolução consta que é competência da Secretaria de Gestão Administrativa – SGA coordenar o Programa de Gestão Documental. Percebe-se que por meio da resolução não há uma reflexão aprofundada da importância do arquivo para a sociedade e comunidade acadêmica. Com linguagem meramente técnica e operacional. Ao analisar a portaria Nº249/2014 que institui a norma de organização do Arquivo Central e dos procedimentos de gestão de documentos arquivísticos físicos e eletrônicos foi possível ajuizar que é semelhante a resolução citada anterior tratando das competências, responsabilidades, conceituações, das penalidades, etc. No geral, ainda é perceptível uma compreensão objetiva do resguardo de documentos físicos há ausência de uma compreensão vista como resguardo de vestígios fundamentais para a compreensão de determinados marcos temporais sobre fatos relevantes que perpassaram pelo cotidiano da sociedade roraimense.
Considerações Finais
Os acervos arquivísticos do Poder Judiciário do estado de Roraima, cuja importância torna-se cada vez mais latente, pois a meu ver há uma relevante importância histórica/cultural/judicial/documental. Com certeza são documentos de expressivo interesse histórico e social, pois relatam episódios significativos da trajetória da sociedade roraimense, não apenas daqueles personagens que sempre estiveram em cena, mas principalmente dos que até há pouco eram menosprezados como objeto de pesquisa, devido ao “descaso” com muitos personagens.
Com a criação do CNJ – Conselho Nacional de Justiça e a consequente normatização dos procedimentos a serem adotados nos tribunais pelo Brasil com a criação do CONARQ. Assim, a Gestão Documental passou a ter uma grande importância na normatização dos arquivos da administração pública através das resoluções do CONARQ, assim como a implantação das Câmaras técnicas. Os instrumentos da gestão de documentos são essenciais para que se garanta a acessibilidade aos documentos de caráter público a qualquer cidadão. Um plano de classificação, visualizado através de um código de classificação que colaborar no mapeamento da origem dos documentos, revelando a relação que mantém com a entidade produtora. A tabela de temporalidade e destinação de documentos, por sua vez, é instrumento esquemático que subsidiar as comissões permanentes de avaliação nos encaminhamentos das propostas à instituição arquivística pública.
Com base na normativa do CONARQ, o Tribunal de Justiça de Roraima, tomou a iniciativa de instituir uma padronização na política da Gestão Documental dos documentos oficiais e históricos pertencentes ao Tribunal de Justiça, passando a tratar o setor de arquivo com o devido valor histórico documental, assim sendo, houve modificações estruturais, tanto no que diz respeito aos procedimentos historiográficos, como daqueles que demonstram novas concepções de organização documental, precisam passar a ser observadas com mais atenção na concepção das ferramentas que devem promover os documentos do Poder Judiciário do estado de Roraima. A dimensão desse acervo, para além de seu uso não só jurídico, mas administrativo e histórico, neste caso, precisa ser uma meta a ser perseguida pelos gestores desse patrimônio.
A documentação originada das demandas judiciais, que ao longo dos anos estiveram restritas a poucas análises, tem sido demandadas com significativa amplitude, nos tempos mais recentes. Além disso, a própria configuração social do Judiciário vem sendo objeto de alterações importantes, em função do crescimento de seu protagonismo como poder de Estado. E esta mudança de perfil vai se refletir em seus documentos judiciais, administrativos e históricos.
Os documentos judiciais precisam ter a relevância de patrimônio social, o que significa incorporar, na análise desses documentos, outras lógicas de avaliação, organização e acesso, permitindo à sociedade, de modo geral, sua ampla vinculação. O passo dado na organização da Gestão Documental do Poder Judiciário de Roraima é sem dúvida, um marco na Administração pública roraimense, sendo um modelo a ser seguidos pelas demais entidades e órgão do setor público de nosso estado.
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