Calcular encargos trabalhistas significa acrescentar ao salário contratual todas as parcelas obrigatórias que a lei impõe ao empregador — contribuições previdenciárias, Fundo de Garantia, férias, décimo terceiro e demais verbas — para chegar ao custo real da mão de obra. Em média, dependendo do regime tributário e da atividade, o total pode variar de quarenta a oitenta por cento acima do salário base. A seguir, explicaremos passo a passo cada encargo, suas bases de cálculo, percentuais atualizados em 2025 e exemplos numéricos que permitem ao leitor chegar a um resultado fiel, seja na folha mensal, seja na rescisão contratual.
Conceito e importância dos encargos trabalhistas
Encargos trabalhistas são valores que o empregador recolhe ou provisiona, além do salário, para cumprir obrigações sociais impostas pela Constituição, pela Consolidação das Leis do Trabalho e por leis complementares. Eles financiam seguridade social, proteção ao trabalhador em casos de desemprego, férias e aposentadoria, bem como fundos públicos de desenvolvimento. Ignorar esses valores gera multas administrativas, ações judiciais e risco de responsabilização criminal por apropriação indébita previdenciária.
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As bases normativas concentram‑se na CLT, na Lei 8.036/1990 que regula o FGTS, na Lei 8.212/1991 que trata da contribuição previdenciária e na Constituição Federal, artigos 7.º e 195. Além disso, há decretos que atualizam alíquotas do RAT, portarias que disciplinam o eSocial e leis complementares que concedem benefícios a microempresas.
Estrutura de cálculo mensal
O cálculo parte da remuneração bruta: salário contratual, adicionais, horas extras, gratificações e comissões. Sobre esse total incidem INSS do empregado, INSS patronal, terceiros (Sistema S, INCRA, SEBRAE), RAT e FGTS. O imposto de renda retido na fonte não é encargo patronal, mas integra o contracheque.
Percentuais aplicáveis em 2025
a) INSS do empregado: nove, doze ou quatorze por cento conforme faixa salarial.
b) INSS patronal: vinte por cento sobre folha, exceto empresas desoneradas.
c) RAT: um, dois ou três por cento conforme grau de risco.
d) Terceiros: cinco ponto oito por cento, podendo chegar a oito ponto oito em alguns setores.
e) FGTS: oito por cento sobre remuneração mensal.
Contribuição previdenciária do empregado
É descontada do salário e recolhida até o vigésimo dia do mês seguinte. O empregador só responde solidariamente se deixar de reter.
Contribuição previdenciária do empregador
Alíquota fixa de vinte por cento, mas pode ser substituída pela CPRB em setores de tecnologia, transportes e construção civil. A base é a folha inteira, inclusive valores pagos a título de décimo terceiro.
Riscos ambientais do trabalho (RAT)
O RAT financia benefícios acidentários e varia conforme o CNAE. Grau leve paga um por cento, médio paga dois, grave paga três. Empresas que implementam o Programa de Gerenciamento de Riscos podem obter Fator Acidentário de Prevenção reduzindo a alíquota.
Contribuições a terceiros
Sistema S (SESI, SENAI, SESC, SENAC), INCRA e SEBRAE recebem percentuais fixos. Microempresas optantes pelo Simples recolhem em guia única, com alíquota reduzida.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
O empregador deposita oito por cento do salário mensal, inclusive adicionais, até o sétimo dia do mês seguinte. Para adolescente aprendiz o percentual é de dois por cento. Em rescisões sem justa causa acrescenta‑se multa de quarenta por cento sobre todo o saldo.
Férias e um terço constitucional
Por lei, o trabalhador recebe trinta dias de férias a cada doze meses de serviço, acrescidos de um terço. Para calcular o custo mensal, divide‑se o valor total anual por doze. Exemplo: salário de cinco mil reais gera férias de cinco mil mais um terço (mil seiscentos e sessenta e seis). Somando ambos e dividindo por doze, o encargo mensal de férias corresponde a quinhentos e cinquenta e cinco reais.
Décimo terceiro salário
Equivale a um salário por ano, pago em duas parcelas (novembro e dezembro). O provisionamento mensal corresponde a um doze avos da remuneração. Encargos sobre o décimo terceiro incluem FGTS integral e INSS patronal.
Aviso prévio indenizado
Quando o empregador rescinde sem justa causa, paga de trinta a noventa dias conforme o tempo de serviço. Sobre esse valor incidem FGTS e sua multa, mas não há contribuição previdenciária nem IRRF.
Indenização do FGTS
A multa de quarenta por cento aplica‑se sobre depósitos e rendimentos do FGTS. Se o empregado pediu demissão, não há multa; se houve acordo, a multa cai para vinte por cento.
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Incidências em horas extras
Horas extras integram a base de todos os encargos. Se o adicional de horas extras é de cinquenta por cento, ele também compõe o FGTS e o INSS. Ignorar essa parcela é erro comum em folhas de pagamento auditadas pela fiscalização.
Recolhimentos sobre adicionais noturno, insalubre e perigoso
Esses adicionais abrangem FGTS, INSS e terceiros, pois integram a remuneração habitual. No entanto, não incidem IRRF sobre periculosidade até o limite do adicional, mas incide sobre o total ajustado de salário base mais adicional.
Regime Simples Nacional
Microempresas e empresas de pequeno porte recolhem em guia única. O percentual engloba IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e parte patronal do INSS, mas não substitui FGTS, férias e décimo terceiro. A alíquota varia de quatro a trinta e três por cento, conforme anexo e faixa de receita.
MEI e encargos sobre empregado
Mesmo microempreendedor individual que contrate funcionário precisa recolher: INSS patronal reduzido a três por cento sobre salário mínimo, adicional RAT de um por cento e FGTS de oito por cento. Demais encargos (férias, décimo terceiro) permanecem integrais.
Redução de jornada e salário
Em acordos de redução autorizados pela Constituição, encargos acompanham o valor reduzido, exceto FGTS que incide sobre remuneração efetivamente paga. Importante observar que eventuais complementações salariais do governo não sofrem encargo patronal.
Encargos na folha de autônomos
Prestadores de serviço sem vínculo empregatício sofrem retenção de vinte por cento de INSS patronal e onze por cento de INSS individual, além de imposto de renda se aplicável. Não há FGTS nem férias.
Encargos nas cooperativas de trabalho
O tomador recolhe quinze por cento de contribuição previdenciária sobre o valor bruto da nota de serviço cooperado. FGTS não se aplica.
Exemplo prático de custo mensal
Considerando salário base de quatro mil reais, grau de risco médio, empresa do regime lucro presumido:
INSS patronal: oitocentos reais.
RAT: oitenta reais.
Terceiros: duzentos e trinta e dois reais.
FGTS: trezentos e vinte reais.
Provisão de férias: quatrocentos e quarenta reais.
Provisão de décimo terceiro: trezentos e trinta e três reais.
Total de encargos: dois mil cento e cinco reais, ou cinquenta e um vírgula vinte e cinco por cento sobre o salário.
Exemplo prático de rescisão sem justa causa
Empregado com trinta meses de casa, salário de três mil reais:
Aviso prévio indenizado: sessenta dias, seis mil reais.
Multa do FGTS sobre saldo suposto de sete mil e duzentos: dois mil oitocentos e oitenta.
Férias vencidas mais um terço: três mil novecentos e noventa.
Férias proporcionais: mil quinhentos.
Décimo terceiro proporcional: mil quinhentos.
Total de verbas rescisórias: dezessete mil setecentos e setenta.
Planejamento financeiro e provisões
Empresas saudáveis destinam centro de custo separado para encargos. A contabilidade provisiona férias e décimo terceiro em regime de competência, evitando impacto de caixa concentrado no fim do ano. Indicadores como custo médio por hora ajudam a precificar contratos.
Multas e fiscalizações
A Receita Federal autua falta de contribuição previdenciária com multa de setenta e cinco a duzentos e vinte e cinco por cento sobre o débito. A inspeção do trabalho impõe multas por FGTS não recolhido que variam conforme reincidência. O Ministério Público do Trabalho pode pleitear dano moral coletivo.
Impacto do eSocial
O ambiente digital integrou GFIP, CAGED, RAIS e DIRF. A transmissão fora do prazo gera multa automática. Erros em rubricas provocam cruzamento de dados e fiscalização eletrônica. Empresas devem classificar eventos S‑1200 (remuneração) e S‑1210 (pagamentos) corretamente.
Benefícios fiscais e desoneração
Setores de tecnologia da informação, call center e transporte rodoviário podem substituir INSS patronal por alíquota sobre faturamento de primeiro por cento a quatro ponto cinco por cento. O cálculo deve comparar custo efetivo para decidir adesão.
Encargos no trabalho intermitente
O empregador recolhe INSS e FGTS ao final de cada período de prestação, junto com férias proporcionais e décimo terceiro. Na rescisão, não existe aviso prévio, mas há multa do FGTS se o término não decorre de pedido do empregado.
Riscos de terceirização
Tomador de serviços responde subsidiariamente pelos encargos se a prestadora não recolher. Contratos devem prever cláusulas de retenção de notas fiscais até apresentação de certidões de regularidade de FGTS e INSS.
Estratégias para reduzir litígios
Manter registros de ponto fidedignos, respeitar intervalos e classificar corretamente rubricas evita autuações. Auditoria interna semestral confirma recolhimentos. Treinamentos sobre folha de pagamento para gestores e recursos humanos reduzem erro humano.
Perguntas e respostas
Quais encargos incidem sobre o vale‑transporte?
Nenhum, pois a lei equipara a parcela a adiantamento.
Existe FGTS sobre o décimo terceiro?
Sim, oito por cento integral sobre o valor do décimo terceiro pago.
O RAT incide sobre férias pagas em dobro?
Sim, porque a base continua sendo a remuneração de folha.
Microempresa optante pelo Simples recolhe INSS patronal?
Já está embutido na alíquota do Simples, mas FGTS segue à parte.
Empregada gestante tem acréscimo de encargo?
Apenas se houver estabilidade remunerada, pois o salário é o mesmo. Encargos habituais permanecem.
Como calcular encargo sobre comissão variável?
Soma‑se a comissão ao salário fixo, recalcula‑se FGTS e INSS sobre o total cada mês.
A multa de quarenta por cento do FGTS incide sobre recolhimentos não feitos?
Sim, pois o cálculo se baseia no que deveria ter sido depositado.
Conclusão
Calcular encargos trabalhistas exige domínio de bases legais, alíquotas atualizadas e peculiaridades do regime tributário de cada empresa. A soma de INSS, FGTS, férias, décimo terceiro, RAT e contribuições a terceiros transforma o salário em custo final que pode superar a metade do valor contratual. Um cálculo preciso protege o empregador contra multas e garante ao trabalhador a segurança de seus direitos. O uso de sistemas integrados, provisões contábeis e acompanhamento permanente da legislação preserva a saúde financeira do negócio e fortalece o cumprimento da função social da empresa.
