Gestão de documentos

A gestão de documentos é um conjunto de técnicas e procedimentos que envolve a organização, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos dentro de uma empresa. Essa prática visa assegurar que os documentos sejam armazenados de forma correta, acessível e eficiente, atendendo às necessidades operacionais e legais da organização.

Com o avanço da tecnologia, a gestão de documentos passou a ser um elemento estratégico para empresas de todos os tamanhos, promovendo maior eficiência, redução de custos e conformidade com normas legais.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o processo que abrange a criação, tramitação, armazenamento, recuperação e descarte de documentos em uma organização. Esse conjunto de práticas é essencial para garantir que os registros corporativos sejam organizados de maneira eficiente, segura e acessível.

Os documentos podem ser físicos ou digitais e incluem contratos, notas fiscais, relatórios, correspondências, entre outros. A gestão eficiente desses arquivos não só facilita o acesso às informações como também contribui para a segurança e a integridade dos dados.

O que faz um gestor documental?

O gestor documental é o profissional responsável por implementar e supervisionar as práticas de gestão de documentos em uma organização. Suas atribuições incluem:

• Organização de arquivos: Criar sistemas de classificação e arquivamento que permitam o fácil acesso aos documentos.
• Digitalização de documentos: Coordenar a conversão de arquivos físicos em digitais para facilitar o acesso e reduzir o uso de papel.
• Implementação de tecnologias: Escolher e gerenciar softwares específicos para a organização e gerenciamento de documentos.
• Garantia de conformidade legal: Assegurar que a gestão documental esteja alinhada às leis e regulamentos aplicáveis, especialmente em setores regulados.
• Treinamento de equipe: Orientar os colaboradores sobre como utilizar os sistemas de gestão e a importância da organização documental.

O gestor documental desempenha um papel estratégico ao garantir que a empresa esteja preparada para auditorias, fiscalizações e outras demandas relacionadas à documentação.

Para que serve a prática da gestão documental?

A prática da gestão documental tem como principal objetivo otimizar a administração de documentos na empresa, gerando benefícios que impactam diretamente a produtividade e a eficiência operacional. Entre as principais finalidades, destacam-se:

• Aumentar a produtividade da equipe: Com documentos organizados e facilmente acessíveis, os colaboradores podem dedicar mais tempo às suas atividades principais.
• Diminuir falhas e erros: Reduzir a probabilidade de extravio ou perda de documentos importantes.
• Melhorar os serviços prestados: Garantir que informações cruciais estejam disponíveis para atender clientes e parceiros de forma ágil.
• Reduzir custos operacionais: Diminuir gastos com espaço físico para arquivamento, impressão e manuseio de documentos.
• Otimizar a distribuição de documentos: Facilitar o compartilhamento interno e externo de arquivos, especialmente em formato digital.

Além disso, a gestão documental fortalece a segurança da informação e contribui para a preservação de documentos históricos e legais.

Práticas recomendadas para a gestão de documentos

Implementar uma gestão documental eficiente exige a adoção de boas práticas que envolvem desde a classificação dos documentos até a utilização de ferramentas tecnológicas avançadas. Algumas das principais práticas incluem:

Criar um índice alfanumérico

Um índice alfanumérico é uma forma de catalogar documentos com códigos que permitem sua identificação rápida. Essa prática facilita a consulta e o acesso, especialmente em sistemas que lidam com grandes volumes de informações.

Centralizar documentos

A centralização dos documentos em um único local, seja físico ou digital, ajuda a reduzir o tempo de busca e a garantir a consistência das informações. Isso pode ser feito por meio de um servidor local, armazenamento em nuvem ou um arquivo físico unificado.

Digitalizar documentos

A digitalização transforma documentos físicos em arquivos digitais, reduzindo a necessidade de espaço para armazenamento e facilitando o acesso remoto. Além disso, a digitalização é uma etapa importante para empresas que buscam adotar práticas mais sustentáveis.

Utilizar softwares de gestão documental

Softwares especializados ajudam a categorizar, organizar e armazenar documentos de forma eficiente. Essas ferramentas permitem a busca rápida por palavras-chave, categorização automática e controle de acesso por níveis de permissão.

Utilizar assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica valida documentos digitais, eliminando a necessidade de impressão e envio de arquivos físicos. Ela é amplamente aceita em transações legais e comerciais, oferecendo segurança e agilidade.

O que é BPMS e como ele auxilia na gestão de documentos?

BPMS (Business Process Management System) é um sistema de gerenciamento de processos de negócios que pode ser utilizado para automatizar e otimizar a gestão de documentos. Essa ferramenta permite:

• Mapeamento de processos: Identificar como os documentos são criados, utilizados e armazenados.
• Automação de fluxos de trabalho: Reduzir tarefas manuais e agilizar a tramitação de documentos.
• Monitoramento em tempo real: Acompanhar o status de documentos e identificar gargalos operacionais.
• Integração com outras ferramentas: Conectar o BPMS a softwares de gestão empresarial, como ERP e CRM.

O uso de BPMS é especialmente benéfico para empresas que lidam com grandes volumes de documentos ou que operam em setores regulados.

O que é gestão da informação e documentação?

Gestão da informação e documentação é um conceito mais amplo que abrange não apenas os documentos, mas também os dados e as informações que circulam em uma organização. Essa prática envolve:

• Coleta e organização: Reunir dados de diversas fontes e estruturá-los de forma lógica.
• Armazenamento seguro: Garantir que as informações estejam protegidas contra perda, roubo ou acesso não autorizado.
• Acesso controlado: Definir políticas que assegurem que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.
• Descarte consciente: Eliminar documentos e informações de forma segura, respeitando a legislação e as políticas internas.

A gestão da informação e documentação é essencial para empresas que desejam tomar decisões baseadas em dados e garantir a conformidade com regulamentos, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Perguntas e respostas

O que é gestão de documentos?
É o conjunto de práticas que envolve a organização, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, com o objetivo de garantir eficiência e segurança na administração de informações.

Qual é a importância da digitalização de documentos?
A digitalização facilita o acesso, reduz custos com armazenamento físico e contribui para práticas mais sustentáveis, além de melhorar a segurança da informação.

O que faz um gestor documental?
O gestor documental organiza arquivos, digitaliza documentos, implementa sistemas tecnológicos e garante a conformidade legal na gestão documental de uma empresa.

Por que é importante centralizar documentos?
A centralização reduz o tempo de busca, aumenta a eficiência operacional e evita duplicidade de informações.

Como o BPMS pode ajudar na gestão de documentos?
O BPMS automatiza processos, melhora a tramitação de documentos e oferece monitoramento em tempo real, otimizando a gestão documental.

Conclusão

A gestão de documentos é uma prática essencial para empresas que buscam eficiência, segurança e conformidade em suas operações. Com técnicas e ferramentas adequadas, é possível aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a organização interna. Além disso, a adoção de soluções como digitalização, softwares de gestão e BPMS transforma a gestão documental em um diferencial estratégico, contribuindo para o sucesso e a sustentabilidade do negócio.