Como armazenar documentos de forma segura

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Se tem um tema do qual pouca gente ouve falar, mas que tem ganhado cada vez mais importância no universo corporativo, é este. De fato, armazenar documentos e fazer sua gestão é, quando bem-feito, uma verdadeira ciência.

Mais do que a simples praticidade na hora de reencontrar algo, ou mesmo a otimização de espaço em termos de arquivamento, existe um aspecto jurídico aí. Sim, basta pensarmos no caso de bancos e instituições financeiras, por exemplo.

A perda ou extravio de um documento pode implicar quebra de sigilo, exposição de dados privados e uma série de outras infrações que colocariam a empresa prestadora de serviço em situação bastante delicada perante a lei.

A mesma situação vale para escritórios de advocacia e equipes jurídicas em geral, que é para quem este artigo se volta. Embora ele também possa ser perfeitamente aproveitado por empresas e gestores de outros segmentos e nichos de mercado.

Outro ponto interessante é o surgimento relativamente recente de empresas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que lida justamente com a otimização e a prevenção legal de empresas que são obrigadas a lidar com documentos e dados.

Sendo assim, se você quer compreender melhor como é possível armazenar documentos de forma segura, otimizada e prática, basta seguir adiante na leitura.

Quando e por que se preocupar com isso?

Pouca gente sabe, mas existem universidades e instituições que estudam o impacto da gestão de documentos na rotina das empresas, seja qual for o segmento delas. Um levantamento recente foi feito pela Digital Work Place e revelou números incríveis.

Nem é preciso dizer o quanto esse conhecimento pode ajudar negócios que lidam diretamente com dados e informações, como o pessoal da área de tradução de documentos juramentada, ou mesmo a comum.

Em alguns segmentos, segundo a pesquisa feita, o resultado final indicou que alguns funcionários chegam a perder até duas horas por dia procurando documentos. Além disso, no fim, somente 5% ou 10% do tempo é utilizado com o documento certo.

Diante deste cenário, podemos nos perguntar: em que momento é indicado começar a se preocupar com a questão do armazenamento e da gestão de documentos, sejam eles físicos ou digitalizados?

A verdade é que o mais indicado é já no primeiro dia de empresa, logo na fundação do negócio. Até porque, um dos fatores mais agravantes está, justamente, no fato de que o crescimento de dados acompanha o do negócio. Ou seja, só tende a crescer.

Pensando no caso prático de um escritório de advocacia, ou mesmo de contabilidade em São Paulo, a cada novo cliente virão mais documentos. Sendo que a maioria deles permanecerá impresso, pois os tribunais e cartórios ainda exigem esse protocolo.

Ademais, se os motivos vão desde a produtividade até otimização e questões legais, também não faz sentido esperar um volume enorme de dados para se preocupar com a gestão, pois questões como sigilo já começam a valer desde o primeiro dia.

Por isso, adiante vamos detalhar esses processos e suas principais razões de ser.

Sobre a “fé pública” de documentos jurídicos

Como vimos, a área de advocacia guarda algumas peculiaridades em relação a outros negócios. Mas isso não quer dizer que ela precise ter uma postura engessada em relação à sua gestão, como se estivéssemos no século passado.

É possível conciliar, por exemplo, o armazenamento físico com uma boa digitalização de documentos. Às vezes, o critério é o tipo de documento (como os que precisam permanecer físicos), às vezes, pode ser o processo rotineiro do negócio.

O termo técnico que se utiliza para um documento em papel é o de “fé pública”. Contudo, mesmo que alguns dados realmente entrem nesse filtro, e sejam inúteis em termos legais, é possível agilizar os processos que envolvem o acesso ou troca de dados.

Isso é especialmente válido para o caso de o escritório obter filiais ou unidades em outros endereços físicos, ou mesmo parceiros que precisarão ter acesso aos documentos de modo totalmente desconectado das audiências e da questão legal da materialidade.

Aí é que entra o papel da organização, que depende de cada gestor e cada negócio especificamente, já que existem vários modos diferentes de praticá-la. Ou seja, não existe certo e errado, desde que a praticidade não esteja em prejuízo.

Às vezes, uma simples pasta zip zap já pode fazer toda diferença, especialmente quando se leva em conta os documentos que serão mais acessados, e aqueles que podem ser depositados de maneira mais permanente.

Também é preciso considerar as instalações e móveis voltados para isso. Depois, o endereçamento e a identificação, que estão entre os fatores principais de qualquer esforço de armazenamento, sobretudo no caso de escritórios de advocacia.

O problema da desorganização e do acúmulo

Que saber qual é a principal razão da perda, extravio ou sumiço de documentos? Até mesmo os arquivistas e biblioteconomistas gostariam de poder elencar apenas uma, mas a verdade é que existem muitas, e todas competem entre si.

Não é possível deixar de falar, por exemplo, sobre o acúmulo. Isso fica muito claro quando uma pessoa vai passar pelo processo de mudança ou mesmo encerramento de empresa, e descobre a quantidade de coisas acumuladas.

Quando a empresa é organizada, o encerramento ocorre de maneira positiva e otimizada. Porém, na maioria das vezes, o que se verifica é o oposto.

Na prática, não é só a questão de atraso e falta de produtividade. Podem ocorrer até mesmo prejuízos financeiros diretos, o que muitas pessoas ignoram. 

Se você quiser, pode calcular o custo do metro quadrado do seu estabelecimento. Depois, é só verificar quanto espaço aquelas caixas ocuparam, e terá o número exato de quanto custa, financeiramente, a desorganização.

Além disso, não é incomum a pessoa não ter espaço para documentos novos, sem saber dizer quais podem ou não ser descartados, embora saiba que muitos poderiam.

Aprendendo e apostando na tecnologia

Atualmente, a quantidade de soluções do setor terciário para problemas rotineiros de escritórios, salas comerciais e afins é incontável.

Indo do outsourcing de impressão até o já referido gerenciamento eletrônico de dados, são dezenas ou mesmo centenas de soluções. É digno de nota que a maioria delas seria impossível sem o advento dos microcomputadores e a disseminação da internet.

Muitas delas são realmente indispensáveis para qualquer escritório que não queira parar no tempo, como a digitalização mista que vimos. Outra frente indispensável hoje é a da cloud computing, que é a computação na nuvem. 

Até porque, a digitalização não tem a ver com o armazenamento em si mesmo, mas apenas com a migração do papel físico para o arquivo digital. O modo como guardar e acessar esse arquivo diz respeito à hospedagem e à nuvem. 

Assim, além de se defender do risco de perda por extravio, acidente, incêndio, enchente e derivados, ganha-se muito em termos de processo e agilidade.

Outra dica incrível está no setor dos softwares, alguns deles pensados exclusivamente para demandas tipicamente jurídicas, que podem ir desde uma simples renovação de AVCB até ações do setor cível, tributarista ou mesmo criminal.

Na área contenciosa, por exemplo, sabe-se que o volume de dados tende a crescer mais rápido. Então é possível criar contas digitais por meio de softwares, de modo que cada cliente seja administrado como se fosse uma pasta ou uma tela única.

Qual o papel do arquivista nesse processo?

Como já deve ter ficado claro, a empresa que vai sair na frente em termos de gestão de documentos e melhoria de processos é aquela que souber conciliar as demandas do dado físico e do dado virtual.

Não adianta reclamar do fato de que alguns papéis precisam continuar marcando presença em tempos de internet e digitalização. Assim como não adianta ser radical e, só por isso, repudiar totalmente as tecnologias que podem ajudar na rotina.

Uma dica que vai no mesmo sentido e pode garantir uma melhoria incrível é a de contar com o papel dos arquivistas e biblioteconomistas. De fato, se você precisa resolver algo de gerenciamento de impressão, vai contratar uma empresa da área, certo?

Assim como, se precisa de trabalhos jurídicos ou contábeis, pensa no advogado e no contador, certo? A área de gestão de documentos tem esses dois profissionais citados, que são especializados na organização e controle de:

  • Dados;
  • Documentos;
  • Contas;
  • Cadastros;
  • Formulários;
  • Fichas;
  • Entre outros.

Outras funções desses profissionais podem incluir desde a atualização de planilhas e catálogos, passando pelo descarte e destinação de documentos, até a definição de planos de guarda permanente, quando for o caso.

Com isso, vemos que o armazenamento de documentos continua sendo uma demanda que exige segurança, profissionalismo e dedicação por parte dos gestores.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

 

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